Om stillingen

Er du klar for nye utfordringer i en mangfoldig kunnskapsorganisasjon i utvikling?

Vi søker administrasjonssjef til fast stilling ved Institutt for biovitenskap ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Universitetet i Oslo.

Som administrasjonssjef leder du instituttets Seksjon for administrasjon med 21 medarbeidere, som utfører oppgaver innen HR, studieadministrasjon, forskningsadministrasjon, IT-drift, innkjøp, ekspedisjon og skolelaboratoriet. Stillingen har personalansvar for 8 medarbeidere.

Din rolle vil være avgjørende for å sikre at administrasjonen leverer relevant bistand og service til instituttets seksjonsledere, øvrige ansatte, studenter og samarbeidspartnere.

Universitetssektoren opplever endringer i rammebetingelser, og omstilling vil være nødvendig i tiden som kommer. I 2026 vil Institutt for biovitenskap flytte sin virksomhet til «Livsvitenskapsbygget», et nytt forsknings- og undervisningsbygg for kjemi, farmasi, livsvitenskap og laboratoriemedisin. Som administrasjonssjef vil du være med på å bidra i denne prosessen og sikre en smidig overgang for instituttet.

Du vil være en del av instituttets ledergruppe og vil ha arbeidsoppgaver på instituttnivå. Blant administrasjonssjefens viktige oppgaver er å gi lederstøtte til instituttleder og være administrativt bindeledd mellom institutt og fakultet. Du vil samarbeide nært med instituttets HR-rådgiver og fagpersoner i fakultetsadministrasjonen.

Administrasjonssjefen er med i et godt etablert nettverk for kontor- og seksjonssjefer ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet. Her blir du oppdatert om det som foregår på fakultets- og universitetsnivå, samt at du kan utveksle erfaringer med kontorsjefkollegene på fakultetet.

Institutt for biovitenskap søker en tydelig leder som evner å tenke helhetlig i en kompleks organisasjon med et bredt spekter av oppgaver og et mangfold av ansatte.

Arbeidsoppgaver

• personalledelse- og oppfølging av seksjonens ansatte
• fagansvar for administrasjonens saksområder, inkludert utvikling, implementering og oppfølging av administrative prosedyrer og rutiner
• administrativ lederstøtte for instituttleder, bl.a.:
  • utarbeidelse og/eller kvalitetssikring av dokumentasjon og saksgrunnlag
  • økonomi- og virksomhetsrapportering, budsjettering, koordinering av utredninger og høringer
  • holde oversikt over status og fremdrift på besluttede oppfølgingspunkter
  • arbeidsmiljø og HMS
• rekrutteringsprosesser
• i samråd med instituttleder sørge for kompetanse- og organisasjonsutvikling
• delta i utarbeidelse og oppfølging av instituttets strategi og årsplaner
• saksforberedelse og sekretærfunksjon for instituttets styre og overordnede organer
• iverksettelse av vedtak fattet av overordnede beslutningsorganer

Stillingens innhold vil over tid kunne endres i samråd med instituttleder.

Kvalifikasjonskrav 

• Relevant utdanning fra universitet eller høyskole, minimum tilsvarende bachelornivå. Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere utdanningskravet.
• Minst 3-5 års ledererfaring av relevans for stillingens oppgaver, gjerne fra en kunnskapsorganisasjon eller offentlig forvaltning
• Solid erfaring fra ett eller flere av administrasjonens arbeidsområder
• God økonomiforståelse og administrativ IT-kompetanse
• Flytende kommunikasjon på norsk og engelsk, både muntlig og skriftlig

Har du følgende kompetanse ser vi det som en fordel:

• Lederutdanning
• Erfaring med prosjektledelse
• Kjennskap til og forståelse av universitets- og høyskolesektoren

Personlige egenskaper

For å lykkes i rollen som administrasjonssjef ser vi etter deg som er trygg i lederrollen, har god rolleforståelse, gode samarbeidsevner og evne til å se og motivere dine medarbeidere for å skape et godt og inkluderende arbeidsmiljø. Du bør trives med å jobbe i et til tider hektisk miljø, der oppgavene er av både operativ og strategisk art. Vi søker deg som er strukturert og effektiv med fokus på gode løsninger, og raskt kan sette deg inn i ulike problemstillinger.

Ved vurdering av søkerne vil vi legge stor vekt på de personlige egenskapene, som er nødvendige for stillingen.

Vi tilbyr

• Lønn som kontorsjef, kode 1054, fastsettes etter individuell vurdering innenfor et spenn mellom kr 780 000 og kr 980 000, avhengig av kompetanse
• Spennende og varierte arbeidsoppgaver i et internasjonalt miljø
• Et hyggelig og stimulerende arbeidsmiljø med god støtte fra fakultetet
• Gode velferdstilbud, bl.a. trening i arbeidstiden
• God pensjonsordning og gunstig lån i Statens Pensjonskasse

Søknaden skal inneholde

• Søknadsbrev
• En beskrivelse av søkerens motivasjon og ambisjoner for å fylle stillingen (separat vedlegg, maks 1 side)
• CV
• Kopi av vitnemål og attester
• Navn og kontaktinformasjon på 3 referanser (navn, tilknytning til søker, e-postadresse og telefonnummer)

Søknad med vedlegg må sendes inn via vårt rekrutteringssystem Jobbnorge.

Andre opplysninger

Aktuelle søkere vil bli innkalt til intervju.

I henhold til offentlighetsloven § 25, 2. ledd kan opplysninger om søkeren bli offentliggjort selv om søkeren har anmodet om ikke å bli oppført på søkerlisten.

Inkludering og mangfold er en styrke. UiO har et personalpolitisk mål om å oppnå en balansert kjønnssammensetning og rekruttere personer med innvandrerbakgrunn.

Videre ønsker vi medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaring og perspektiver. Vi vil tilrettelegge for medarbeidere som har behov for det. 

Dersom det er kvalifiserte søkere med funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn, skal vi innkalle minst én søker i hver av disse gruppene til intervju.

Kontaktinformasjon

Utfyllende opplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til:

• Kontorsjef Åshild Eftevåg, tlf. 40 21 19 30 , epost a.m.eftevag@ibv.uio.no eller
•  HR-rådgiver Ann Elisabeth Mellbye, tlf. 90 58 54 23., epost a.e.mellbye@ibv.uio.no

For spørsmål vedrørende rekrutteringssystemet vennligst kontakt HR-rådgiver Nina Holtan, tlf. 22854424, epost nina.holtan@mn.uio.no

Søk på stillingen