Universitetssenteret på Svalbard (UNIS) er verdens nordligste utdanningsinstitusjon, lokalisert i Longyearbyen på Svalbard. UNIS har teknisk og vitenskapelig utstyr, laboratorier og infrastruktur egnet for undervisning og forskning innen arktisk naturvitenskap og teknologi for sjø, land og atmosfære. Fagavdelingene omfatter arktisk biologi, -geofysikk, -geologi, og -teknologi. All utdanning gis på engelsk, og omlaghalvparten av ansatte og studenter er fra utlandet.
UNIS er et statlig aksjeselskap. UNIS skal gjennom sin virksomhet bidra til samfunnsutviklingen i Longyearbyen og på Svalbard i tråd med de overordnede målene for norsk svalbardpolitikk. Administrasjonsspråket er norsk.
UNIS sine verdier er inkludering, transparens, engasjement, pålitelighetogrespekt.
Om stillingen
Universitetssenteret på Svalbard AS (UNIS) har ledig ettårig 100 % vikariat som administrasjonskonsulent/bookingsansvarlig med ønsket tiltredelse medio september.
Stillingens hovedoppgaver er innen reisebestilling og administrasjon av konferanser og møter. Stillingen inngår i en kjernegruppe på tre personer som i felleskap skal løse administrative oppgaver ved UNIS.
Arbeidsoppgaver
Hovedansvar for reiseadministrasjon for gjester og ansatte. Dette inkluderer booking av flyreiser og hotell i Berg-Hansen samt overnattinger ved UNIS Gjestehus
Koordinering og oppfølging av vaktmestertjenester, budsjettoppfølging og økonomi ved UNIS Gjestehus
Kontaktperson for kantine
Tilrettelegging og bestilling i forbindelse med kurs, konferanserog møterved UNIS
Back-up funksjon for resepsjonstjenesten
Stillingen kan bli tillagt andre administrative arbeidsoppgaver
Administrative verktøy som er relevante for stillingen er MS365, Protelhotellbookingsystem, Berg-Hansen, Time Edit(møterombestilling), Public 360(saksbehandling/arkiv), Agresso(økonomisystem) og Verifone.
Kvalifikasjonskrav
Relevant utdanning minimum bachelornivå innen reiseliv/service, administrasjoneller andre relevante områder
Lang og relevant erfaring kan kompensere for utdanningskravet
Meget god muntlig og skriftlig fremstillingsevne i norsk og engelsk
Erfaring knyttet til reiseadministrasjon tillegges vekt
God forståelse for økonomi
Gode IKT-brukerferdigheter er en forutsetning, og gjerne erfaring fra ovennevnte systemer
Personlige egenskaper
Gode samarbeidsevner, evne til å skape gode relasjoner og ha god og tydelig kommunikasjon
Selvstendig, systematisk og strukturert
Effektiv, pålitelig og evne til å prioritere
Fleksibel og evne til å tilegne seg nødvendig innsikt og kompetanse
Imøtekommende, serviceinnstilt, positiv og engasjert
UNIS tilbyr
UNIS tilbyr en utfordrende og variert jobb, i et spennende, trivelig og internasjonalt miljø. Som ansatt er man medlem i Statens Pensjonskasse, som tilbyr en av markedets beste ordninger for alderspensjon. Vi tilbyr også gode forsikringsordninger, betalt reise- og flyttekostnader ved oppstart i stillingen iht. gjeldende avtaler, subsidiert tjenestebolig og tilskudd til feriereise etter gjeldende regelverk.
Ansettelse er i stillingskode 1408 Førstekonsulenti statens regulativ, innplassering og avlønning etter ansiennitet og kvalifikasjoner. I tillegg til lønnen ytes et Svalbardtillegg tilsvarende kr. 40 460,- pr. år. Fra lønnen trekkes 2 % innskudd til Statens Pensjonskasse. Inntektsskatten på Svalbard er for tiden på 8 %. I tillegg trekkes folketrygdavgift på 7,8 %.
Det er mulig å be om å få navnet/søknaden unntatt offentligheten iht. offentlighetsloven § 25. Ønsket må i tilfelle begrunnes. Vi gjør oppmerksom på at skulle ønsket ikke bli tatt til følge, vil søkeren bli kontaktet og få mulighet til å trekke søknaden.
Om Longyearbyen
Longyearbyen ligger på Svalbard, midt i en variert og vakker arktisk natur med gode muligheter for friluftsliv. Longyearbyen er et moderne tettsted med ca. 2500 innbyggere og har et godt tjenestetilbud, svømme-/idrettshall og et variert forenings-, idretts- og kulturliv.
Søknad
Søknad med vedlagte vitnemål/attester sendes innen 25. juli 2024 via JobbNorge.
