Ledig stilling ved UNIS

Administrasjonskonsulent

Søknadsfrist: 13.04.2020

Universitetssenteret på Svalbard

Universitetssenteret på Svalbard (UNIS) gir undervising og driver forskning med utgangspunkt i Svalbards geografiske plassering i et høyarktisk område og de spesielle fortrinn dette gir.


Våre fag er arktisk biologi, arktisk geofysikk, arktisk geologi og arktisk teknologi. Halvparten av stab og studenter er utenlandske og all undervisning foregår på engelsk. UNIS er et statlig aksjeselskap underlagt Kunnskapsdepartementet.

Om stillingen

  • Universitetssenteret på Svalbard AS (UNIS) har ledig 100 % fast stilling som førstekonsulent med ansettelse snarest. Den som ansettes vil få en sentral rolle innen reisebestilling og administrasjon av konferanser og møter.
  • Stillingen inngår i en kjernegruppe på tre personer som i felleskap skal løse administrative oppgaver ved UNIS.

Arbeidsoppgaver

  • Hovedansvar for reiseadministrasjon for gjester og ansatte. Dette inkluderer booking av flyreiser og hotell i Egencia samt overnattinger ved UNIS Gjestehus
  • Koordinering og oppfølging av renhold, vaktmestertjenester, budsjettoppfølging og økonomi ved UNIS Gjestehus
  • Kontaktperson for kantine
  • Tilrettelegging og bestilling i forbindelse med kurs, konferanser, møter og besøk til institusjonen
  • Back-up funksjon for resepsjonstjenesten
  • Stillingen kan bli tillagt andre administrative arbeidsoppgaver

Administrative verktøy som er relevante for stillingen er MS Office, Protel hotellbookingsystem, Egencia, Time Edit, Public 360 og Agresso.

Kvalifikasjonskrav

  • Relevant utdanning minimum bachelornivå innen reiseliv/service eller administrasjon
  • Lang og relevant erfaring kan kompensere for utdanningskravet
  • God muntlig og skriftlig fremstillingsevne i norsk og engelsk
  • Erfaring knyttet til reiseadministrasjon tillegges vekt
  • Gode brukerferdigheter innen IT er en forutsetning, og gjerne erfaring fra ovennevnte systemer

Personlige egenskaper

  • Gode samarbeidsevner, evne til å skape gode relasjoner og til god og tydelig kommunikasjon
  • Selvstendig, systematisk og strukturert
  • Kunne håndtere store arbeidsmengder i perioder og ha evne til å prioritere
  • Fleksibel og kunne tilegne seg nødvendig innsikt og kompetanse
  • Imøtekommende, serviceinnstilt, positiv og engasjert

UNIS tilbyr

UNIS kan tilby en utfordrende og variert stilling, i et spennende, trivelig og internasjonalt miljø. Som ansatt er man medlem i Statens Pensjonskasse og vi tilbyr også gode forsikringsordninger, betalt reise- og flyttekostnader ved oppstart i stillingen, tilskudd til feriereise etter gjeldende regelverk og tjenestebolig.

Tilsetting er i stillingskode 1408 førstekonsulent i statens regulativ, avlønning etter ansiennitet og kvalifikasjoner i lønnsramme 21. I tillegg til lønnen ytes et Svalbardtillegg tilsvarende kr 34 560 årlig. Fra lønnen trekkes 2 % innskudd til Statens Pensjonskasse. Inntektsskatten på Svalbard er for tiden på 8 %. I tillegg trekkes folketrygdavgift på 8,2 %.

Spørsmål om stillingen

For ytterligere informasjon kontakt:

  • Direktør for HMS og infrastruktur Fred Skancke Hansen (tlf: 79 02 33 40 eller mobil 917 07 640), e-post: ([email protected])

Det er mulig å be om å få navnet / søknaden unntatt offentligheten i hht offentlighetsloven § 25. Ønsket må begrunnes. Vi gjør oppmerksom på at skulle ønsket ikke bli tatt til følge, vil søkeren bli kontaktet å få mulighet til å trekke søknaden.

Longyearbyen

Longyearbyen ligger på Svalbard, midt i en variert og vakker arktisk natur med gode muligheter for friluftsliv. Longyearbyen er et moderne tettsted med ca. 2200 innbyggere og har et godt tjenestetilbud med bl.a. full barnehagedekning, svømme-/idrettshall og et variert forenings-, idretts- og kulturliv.

Søk på stillingen