Administrasjonssjef ved Institutt for klinisk odontologi
Søknadsfrist: 01.07.2024
Publisert
Universitetet i Bergen
Universitetet i Bergen er ein anerkjend utdannings- og forskingsinstitusjon, organisert i sju fakultet og omlag 54 institutt og faglege senter. Campus ligg i sentrale delar av Bergen med universitetsområde på Nygårdshøyden, Haukeland, Marineholmen, Møllendalsveien og Årstad.
Gjennom eit sterkt og tett samspel med omverda - globalt, nasjonalt og lokalt - skal vi medverke til eit samfunn bygd på kunnskap, ferdigheiter og haldningar.
Vil du vere med å forme framtida?
Administrasjonssjef
Ved Det medisinske fakultet, ved Institutt for klinisk odontologi (IKO), er det ledig ei leiarstilling som administrasjonssjef (100 %) med tilsetjing frå 1. september, eller etter avtale. Administrasjonssjefen ved IKO har personalansvar for administrasjonen og administrasjonssjef inngår i instituttleiar si leiargruppe.
Instituttet har om lagt 250 tilsette og eit budsjett på 140 mill kroner. Instituttet har forskingsaktivitetar på høgt internasjonalt nivå, og har hovudansvar for utdanningsprogramma for tannlegar, tannpleiarar, samt spesialistutdanning innan klinisk-odontologiske fag og kvalifiseringsprogram for tannlegar med eksamen utanfor EU/EØS. Odontologisk universitetsklinikk er ein av Noregs største tannklinikkar og den er ein integrert og viktig del av instituttet.
Administrasjonssjefen inngår i instituttet si leiargruppe og har personalansvar for administrasjonen som i dag inkluderer studiekonsulentar, driftsavdeling og økonomieininga. Dette inneber å sikre at alle desse avdelingane fungerer effektivt og oppfyller dei respektive måla sine. I tillegg vil administrasjonssjefen vere ansvarleg for å utvikle og implementere administrative system for å sikre kvalitet og bruka systema på ein effektiv måte.
Vi ser etter ein positiv og miljøskapande leiar som har god kapasitet for sjølvstendig, strukturert og resultatorientert arbeid, og som kan visa til konkrete resultat. Du trivst med eit høgt aktivitetsnivå, med varierte arbeidsoppgåver på instituttet, og du har glede av å lukkast saman med andre.
Arbeidsoppgåver:
Ansvarleg for dagleg drift og overordna administrative funksjonar i instituttadministrasjonen, her òg personalansvar for instituttadministrasjonen
Utvikler, set i verk og følgjer opp administrative prosedyrar og rutinar
Saksbehandling og utviklings- og utgreiingsoppgåver
Økonomioversikt og sørgjer for god bruk av arealet til instituttet
Deltek i strategisk arbeid og oppgåver knytt til omstilling
Støtter forskingsaktivitetar, studieadministrative saker og klinisk verksemd
Førebur saker og fungerer som sekretær for rådet frå instituttet og overordna organ
Administrativ støtte for leiargruppa inkluderer mellom anna:
Utarbeiding og/eller kvalitetssikring av dokumentasjon og saksgrunnlag
Virksomhetsrapportering og koordinering av utgreiingar og høyringar
Oppfølging av vedtekne tiltak og oversikt over framdrift
Administrativ støtte er avgjerande for at leiargruppa kan fungere effektivt og ta informerte avgjerder
Ansvar for oppfølging av HMS og naudsynte tiltak
Kvalifikasjonar og eigenskapar:
Søkjar må ha mastergrad. Lang relevant praksis kombinert med relevant etter- og vidareutdanning kan i særskilde høve kompensera for manglande formell utdanning
Relevant utdanning frå universitet eller høgskule
Leiarerfaring og relevant administrativ erfaring er eit krav, og innsikt i HR-relaterte saker er ønskeleg
God kjennskap til lover og reglar i arbeidslivet
Erfaring frå omstillingsprosessar og omstilling er ønskjeleg
Svært god forståing for organisatoriske samanhengar, leiing og driftutfordringar relatert til helseutdanning
Erfaring med studieadministrasjon og forskingsadministrasjon er ein fordel
Gode samarbeidsevner
Vere strukturert og ha gode planleggingsevner
God skriftleg og munnleg framstillingsevne i både målføre og engelsk
Vi søkjer ein person med:
Leiareigenskapar: Har gode leiareigenskapar med evne til å involvera, motivera og skapa eit godt miljø rundt seg.
Arbeidsinteresser: Ønskjer å arbeida med administrasjon som støttar forsking, undervisning, innovasjon og kommunikasjon.
Økonomi og IT-kompetanse: God økonomiforståing og administrativ IT-kompetanse.
Arbeidsmiljø: Bør trivast med å jobba i eit til tider hektisk miljø, der oppgåvene er av både operativ og strategisk art.
Problemløsende ferdigheiter: Har stor grad av sjølvstende og er løysingsorientert.
Organisasjonsevner: Strukturert, systematisk, fleksibel og prosessorientert.
Den statlege arbeidsstyrken skal i størst mogleg grad spegle mangfaldet i befolkninga. Personar med innvandrarbakgrunn og personar med nedsett funksjonsevne blir oppmoda om å søkje stillinga.
Opplysningar om søkjaren kan bli gjort offentlege sjølv om søkjaren har oppmoda om ikkje å bli ført på søkjarlista. Dersom oppmodinga ikkje blir teke til følgje, skal søkjaren varslast om dette.