Om stillingen

Vi har for tiden en ledig fast stilling som administrasjonssjef ved Institutt for teknologisystemer (ITS) ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet.

Administrasjonssjefen er leder for instituttets administrasjon og har lederfunksjoner innenfor fullmakter gitt av instituttleder.

Administrasjonssjefen skal motivere og påse at det tilbys relevant administrativ bistand og service til instituttets ansatte, studenter og samarbeidspartnere, slik at instituttet faglige aktiviteter videreutvikles.

Funksjonsområdene for administrasjonen omfatter HR,studieadministrasjon, forskningsadministrasjon, IT-drift, innkjøp, ekspedisjon og kommunikasjon. Den administrative staben er på ni personer inkludert administrasjonssjef og instituttleder.

Administrasjonssjefen sitter i instituttets ledergruppe og vil ha arbeidsoppgaver på instituttnivå. Blant administrasjonssjefens viktigste oppgaver er å gi lederstøtte til instituttleder ogvære administrativt bindeledd mellom institutt og fakultet.

Arbeidssted for stillingen er i instituttets bygning i forskningsparken på Kjeller.

Tiltredelse etter avtale.

Arbeidsoppgaver

• Direkte personalledelse- og oppfølging av ansatte i administrasjonen
• Overordnet ansvar for administrasjonens saksområder, inkludert videreutvikling, implementering og oppfølging av gode administrative prosedyrer og rutiner i samsvar med regelverk, retningslinjer og instituttets behov
• Sikre og utføre administrativ støtte for instituttets vitenskapelige administrative prosesser og organer
• Gi støtte og råd til instituttleder i spørsmål knyttet til administrasjon, organisasjon, økonomistyring og budsjett
• Saksforberedelse og sekretærfunksjon for instituttets styre og overordnede organer
• Iverksette vedtak fattet av overordnede beslutningsorganer
• Deltagelse i utarbeidelse og oppfølging av instituttets strategi og årsplaner
• Etablering og oppfølging av internkontrollsystemer
• HMS-koordinator ved instituttet
• Ansvar for saksbehandling ved rekruttering, kontraktsutforming- og kontraktsinngåelser
• Personal- og organisasjonsutvikling, samt sikre et hyggelig og trygt arbeidsmiljø

Stillingens innhold vil over tid kunne endres i samråd med instituttleder.

Kvalifikasjonskrav

• Relevant utdanning fra universitet eller høyskole, minimum tilsvarende bachelornivå. Det er ønskelig med utdanning tilsvarende masternivå. Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan erstatte utdanningskravet
• Relevant administrativ ledelseserfaring fra universitets- og høyskolesektoren
• Erfaring fra realfaglig virksomhet teller positivt
• God kjennskap til og forståelse av universitets- og høyskolesektoren
• Relevant erfaring fra offentlig forvaltning vil være en fordel
• Erfaring fra et eller flere av administrasjonens arbeidsområder
• God administrativ IT-kompetanse
• God skriftlig og muntlig kommunikasjonsevne på norsk og engelsk

Personlige egenskaper

• Gode leder- og administrative egenskaper
• Gode samarbeidsevner ovenfor alle ved instituttet; teknisk administrativt og vitenskapelig ansatte og studenter, samt eksterne samarbeidspartnere
• Evne til å motivere medarbeidere og bidra til et godt arbeidsmiljø
• Gjennomføringskraft
• Effektiv, fleksibel, løsningsorientert og serviceinnstilt
• Interesse for effektive medvirkningsprosesser, gjerne med bruk av digitale verktøy
• Interesse for utvikling innen akademia

Ved vurdering av kandidatene vil vi legge stor vekt på de personlige egenskapene som er nødvendige for stillingen.

Vi tilbyr

• Lønn som administrasjonssjef, kode 1058, fastsettes etter individuell vurdering innenfor et spenn på kr 677 600 – 801 300,-
• Interessante arbeidsoppgaver i et internasjonalt miljø
• Hyggelig og stimulerende arbeidsmiljø
• Fleksibel arbeidstid og gode velferdsordninger
• God pensjonsordning og gunstige lån i Statens Pensjonskasse

Søknaden skal inneholde

• Søknadsbrev
• CV
• Evt. vitnemål, attester, liste med 2-3 referanser (navn, tilknytning til søker, epostadresse og telefonnummer)

Søknad med vedlegg må sendes inn via vårt elektroniske rekrutteringssystem Jobbnorge, vennligst klikk på «Send søknad»

Andre opplysninger

Aktuelle søkere vil bli innkalt til intervju.

I henhold til offentlighetsloven § 25, 2. ledd kan opplysninger om søkeren bli offentliggjort selv om søkeren har anmodet om ikke å bli oppført på søkerlisten.

Inkludering og mangfold er en styrke. UiO har et personalpolitisk mål om å oppnå en balansert kjønnssammensetning og rekruttere personer med innvandrerbakgrunn.

Videre ønsker vi medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaring og perspektiver. Vi vil tilrettelegge for medarbeidere som har behov for det.

Dersom det er kvalifiserte søkere med funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn, skal vi innkalle minst én søker i hver av disse gruppene til intervju.

Kontaktinformasjon

For mer informasjon om stillingen og ansettelsesprosessen kontakt:

• Instituttleder Cecilie Rolstad Denby, e-post: cecilie.rolstad.denby@its.uio.no; tlf.: 22 84 22 21 / 40921584

For tekniske spørsmål knyttet til rekrutteringssystem kontakt:

• HR rådgiver Olga Holmlund, e-post: olga.holmlund@mn.uio.no

Send søknad