Rådgiver/seniorrådgiver innen studieadministrasjon
Søknadsfrist: 14.08.2026
Publisert
Universitetet i Oslo er Norges eldste og høyest rangerte forsknings- og utdanningsinstitusjon med 26 500 studenter og 7 200 ansatte. Faglig bredde og internasjonalt anerkjente forskningsmiljøer gjør UiO til en viktig samfunnsaktør.
Institutt for teknologisystemer (ITS) er et institutt ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet ved UiO som holder til i Forskningsparken på Kjeller, som er et av landets største sentre for forskning og utvikling. ITS har som visjon å utvikle et slagkraftig teknologimiljø for forskning, utdanning og innovasjon i nær samhandling med forsknings- og teknologimiljøer, tett integrert med komplementære aktiviteter på Blindern. Instituttet fokuserer på anvendt teknologi for å bidra til løsning av viktige samfunnsutfordringer innenfor energi, bærekraft og samfunnssikkerhet.
ITS er for tiden organisert i to seksjoner; Seksjon for autonome systemer og sensorteknologier og Seksjon for energisystemer.
ITS er også vert for Senter for romsensorer og -systemer (SFI CENSSS) til utgangen av 2028.
Instituttet har ansvaret for to mastergradsprogram; Fornybare energisystemer og Romsystemer samt to studieretninger; Kybernetikk og autonome systemer og Sikkerhet i cyberfysiske systemer. Studieretningene ligger under mastergradsprogram ved Institutt for informatikk (IFI). Samlet tas det opp i overkant av 100 studenter til masterutdanningene hver høst.
Instituttet er i en vekstfase med utvikling av nye studieprogram og har i overkant av 100 ansatte fordelt på faste vitenskapelige stillinger (15), tekniske og administrative stillinger (9), stipendiater (35), og forsker- og II-stillinger (ca. 40).
Om stillingen
Vi har nå en ledig fast stilling som rådgiver/seniorrådgiver innen studieadministrasjon ved Institutt for teknologisystemer (ITS).
Tiltredelse er ønskelig så snart som mulig.
Vi leter etter en kandidat med erfaring fra studieadministrasjon som kan styrke vår aktivitet og studieadministrative team. Vi er et institutt i vekst, og vi leter etter deg som trives med varierte oppgaver og liker å jobbe mot et internasjonalt læringsmiljø.
Institutt for teknologisystemer er en tverrfaglig enhet ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet (MN). Instituttet sine faglige satsningsområder er autonome systemer, robotikk, fornybar energi, romteknologi, helseteknologi og sikkerhet i cyberfysiske systemer. Det forventes en betydelig økning i antall bachelor- og masterstudenter ved instituttet i årene som kommer. Dette gir oss et behov for å øke vår stab, samt økte krav til koordinering, planlegging og utvikling av studieadministrative aktiviteter.
Denne stillingen kombinerer et operativt ansvar innen studieadministrasjon, med koordinering på tvers av ulike organisatoriske nivåer ved UiO og en administrativt ledende rolle i utviklingen og implementeringen av nye studieprogrammer ved ITS.
En sentral oppgave i stillingen vil være å ta administrativt ansvar for utviklingen og gjennomføringen av UiO sitt første internasjonale bachelorprogram innenfor teknologisystemer, som ITS er vertsinstitutt for. Programmet kjøres fra høsten 2027. Det planlegges også oppstart av et nytt masterprogram innen helseteknologi som denne stillingen vil måtte følge. For nye studieprogram har studieadministrasjonen en særlig viktig rolle i å sikre sammenheng mellom programdesign, studentprogresjon og administrative prosesser, samt å legge til rette for godt samarbeid mellom ulike nivåer og enheter ved UiO.
Stillingen er en del av instituttets administrasjon, som har totalt ni stillinger innenfor områdene studieadministrasjon, PhD-utdanning, kommunikasjon, ingeniør, IT og forskningsadministrasjon. Administrasjonen ledes av en administrasjonssjef. Studieadministrasjonen består av tre andre personer, og har ansvar for den administrative oppfølgingen av studieløp på alle nivåer, bachelor, master og PhD. Aktiviteten koordineres av studieleder i samarbeid med ITS utdanningsleder og utdanningsutvalg
Arbeidsted vil være på Institutt ved teknologisystemer som per i dag er lokalisert på Kjeller, Lillestrøm. Det er planer om at instituttet skal flyttes til Blindern, Oslo i løpet av 2027.
Dine arbeidsoppgaver vil i hovedsak være
Ha ansvar for den administrative gjennomføringen av vår internasjonale bachelor innen teknologisystemer. Dette innebærer at du vil ha oppgaver knyttet til hele utdanningsløpet - fra opptak til avslutning. Du vil måtte koordinere aktivitet på tvers av ulike nivå innad i UiO, og være kontaktperson ved instituttet for administrative henvendelser knyttet til bachelorprogrammet.
Være instituttets primære kontaktpunkt for våre internasjonale studenter. Kommunikasjon med studentene vil i all hovedsak foregå på engelsk, og det er derfor viktig at du er komfortabel med engelsk som arbeidsspråk både skriftlig og muntlig, i tillegg til norsk.
Være en del av instituttets studieteam, og jobbe i tett samarbeid med teamet, instituttets utdanningsleder, utdanningsutvalg og aktuelle programråd.
Bidra til generell saksbehandling innen studieadministrasjon i henhold til UiO sine rutiner og kvalitetskrav. Herunder oppgaver som: - Opptak, mottak, studieplaner, studentinformasjon, studieveiledning og oppfølging av bachelor- og masterstudenter på instituttets programmer, samt sekretær for programråd - Planlegging, organisering og avvikling av undervisning og eksamen, inkludert emneopprettelse/-endringer, timeplanlegging, forvaltning av undervisningsrom og eksamensavvikling - Studiekvalitetsarbeid med fokus på læringsmiljø og studentenes gjennomføring - Systemforvaltning og vedlikehold av studieadministrative systemer knyttet til undervisning, eksamen, sensur og gjennomføring av studentløp. - Selvstendig saksbehandling og andre forvaltningsoppgaver, herunder vurdering av ekstern utdanning og annen studieadministrativ saksbehandling
Bidra til å utvikle, dokumentere og forbedre studieadministrative rutiner og arbeidsprosesser som følge av økende studenttall.
Bidra til god og effektiv kommunikasjon mellom studenter, studieadministrasjon, vitenskapelige ansatte, instituttledelsen og fakultetet.
Kandidaten må kunne ivareta andre arbeidsoppgaver innen studieadministrasjon tilpasset kandidaten sin kompetanse og studieteamet sine behov. Vi ønsker derfor en person som er fleksibel og som hjelper med å løse administrasjonens oppgaver når det trengs.
For ansettelse i stillingen som seniorrådgiver i stillingskode 1364, kreves det at du kan vise til omfattende relevant erfaring og spesialkompetanse på høyt nivå tilpasset stillingens funksjoner og høy selvstendighet i arbeidet.
Hvilken kompetanse er viktig i denne rollen?
Kvalifikasjonskrav: I denne rollen må du ha:
Stillingen krever relevant utdanning fra universitet eller høyskole, tilsvarende mastergrad. Realkompetanse kan erstatte utdanningskravet.
Svært gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner på norsk og engelsk.
Relevant administrativ erfaring fra høyere utdanningssektor innen studieadministrasjon.
Meget gode digitale ferdigheter.
Vi håper at du har:
Kjennskap til UiO
Erfaring fra studieadministrative datasystemer som for eksempel: FS (felles studentsystem), Canvas, Inspera, Timeplanleggeren (TP), WiseFlow.
Erfaring fra andre administrative system som Websak, BetalMeg, DFØ og nettpubliseringsverktøy som VORTEX.
Interesse av bruk av KI som arbeidsverktøy
Alle kandidater og prosjekter vil måtte gjennomgå en sjekk opp mot gjeldende eksport-, sanksjons- og sikkerhetslovverk og -reguleringer. Dette gjelder i særdeleshet Eksportkontrolloven, Sanksjonsloven og Sikkerhetsloven. Kandidater kan bli ekskludert som følge av denne sjekken.
Hva ser vi etter hos deg?
Personlige egenskaper:
Du er strukturert, proaktiv og trives med å håndtere komplekse og omskiftelige arbeidsoppgaver
Du kan ta en koordinerende og ledende rolle på tvers av enheter og fagdisipliner
Du er har en løsningsorientert og utviklingsrettet tilnærming
Du kommuniserer tydelig og samarbeider godt med både vitenskapelige, administrativt ansatte og studenter
Du er motivert for å bidra til videreutviklingen av studieadministrasjonen ved et institutt i vekst
Du er nøyaktig, jobber strukturert og setter deg raskt inn i nye oppgaver
Du har gode kommunikasjons og samarbeidsevner
Du har godt humør og evne til å tåle hektiske perioder
Du jobber selvstendig og i team
Personlig egnethet og motivasjon for stillingen vil bli sterkt vektlagt.
Vi kan tilby deg
Spennende og meningsfylte arbeidsoppgaver i en virksomhet med et viktig samfunnsoppdrag, som bidrar til kunnskapsutvikling, utdanning og opplysning som fremmer en bærekraftig, rettferdig og kunnskapsbasert samfunnsutvikling.
En arbeidsplass med gode utviklings- og karrieremuligheter.
Medlemskap i Statens Pensjonskasse, som er en av Norges beste pensjonsordninger med gunstige boliglån og gode forsikringsordninger.
Lønn i stilling som rådgiver, stillingskode 1434 lønnsspenn fra kr 650 000 til 750 000 og seniorrådgiver, stillingskode 1364 i lønnsspenn fra kr 750 000 til 800 000, avhengig av kompetanse og erfaring. Fra lønnen trekkes 2 prosent i lovfestet innskudd til Statens Pensjonskasse.
UiO er et åpent og internasjonalt breddeuniversitet, og vil være en inkluderende og mangfoldig arbeidsplass og studiested. Les mer om UiOs arbeid for likestilling, inkludering og mangfold på uio.no.
Vi løser vårt samfunnsoppdrag best når vi tar i bruk våre ulike erfaringer, bakgrunner og perspektiver. Vi vil gjerne ha flere gode kolleger – kanskje den neste er deg?
Vi vil tilrettelegge dersom du har behov for det. Aktuell tilrettelegging kan for eksempel være endring av arbeidstid, tilpasning av arbeidsoppgaver, digital, teknisk, eller fysisk tilrettelegging eller andre praktiske tilpasninger.
Har du innvandrerbakgrunn, funksjonsnedsettelse eller hull i CV-en, oppfordrer vi deg til å krysse av for dette i jobbsøkerportalen. Vi kaller alltid inn minst én kvalifisert søker fra hver gruppe til intervju. Med funksjonsnedsettelse menes her en søker som oppgir å ha en funksjonsnedsettelse som vil medføre tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet. Les mer om kravene på Arbeidsgiverportalen.
Avkrysningene i jobbsøkerportalen blir brukt til anonymisert statistikk som alle statlige virksomheter rapporterer i sine årsrapporter.
Vi håper at du søker på stillingen hos oss.
Søknad
Søknaden skal inneholde:
Søknadsbrev.
CV.
Vitnemål og attester.
Kontaktinformasjon til 2-3 referanser.
Søknad med vedlegg må sendes inn via vårt rekrutteringssystem Jobbnorge, klikk “Søk stillingen”.
Når du søker på stillingen, ber vi deg hente utdanningsresultatene dine fra Vitnemålsportalen.no. Om utdanningsresultatene dine ikke er tilgjengelige via Vitnemålsportalen, ber vi deg laste opp kopier av vitnemålene eller karakterutskriftene dine. All dokumentasjon må være på engelsk eller et skandinavisk språk.
Generell informasjon
Aktuelle søkerne vil bli invitert til intervju.
Søkerlister kan bli offentliggjort iht. Offentleglova § 25 andre ledd. Når du søker jobb hos oss vil navnet ditt stå på den offentlige søkerlisten. Det er mulig å be om å bli unntatt denne listen. Du må begrunne hvorfor du ønsker unntak fra offentliggjøring og vi tar deretter stilling til om vi kan innvilge ønsket ditt. Kan vi ikke det vil du høre fra oss.
