Rådgiver innen arkiv- og dokumentforvaltning

Norsk Utenrikspolitisk Institutt

Norsk Utenrikspolitisk Institutt [NUPI] er et ledende kompetansemiljø for forskning om internasjonal politikk og økonomi. Vi har også et særlig formidlingsansvar innen disse områdene. Vi etterstreber kvalitet, relevans og troverdighet i alt vi gjør. NUPI er i spennende utvikling og har i dag i overkant av 65 årsverk. Instituttet eies av Kunnskapsdepartementet. Vår finansiering kommer fra ulike nasjonale og internasjonale organisasjoner, som Norges forskningsråd og EU, samt offentlige og private virksomheter. Vi holder til i attraktive lokaler i Oslo sentrum.

Vil du jobbe med arkiv og har interesse for forskningsadministrasjon?

Vi søker etter en engasjert person med kompetanse innen arkiv og interesse for forskningsadministrasjon til en midlertidig ettårig stilling ved NUPIs administrasjonsavdeling. Ved NUPI vil du få ansvar for å utvikle vår arkivtjeneste i samarbeid med arkivar og arkivleder.

Herunder å gjennomføre kompetansehevende tiltak for institusjonens ansatte i form av kurs, rådgivende arkivfaglig støtte for forskningsadministrasjonen og arkivleder, ansvar for systemadministrasjon samt ansvar for arkivplan med vedlegg. Andre faste oppgaver som kvalitetssikring og publisering av offentlig journal inngår også i jobben. Den nyansatte vil ha et spesielt ansvar for å følge opp arbeidet med arkiv i forbindelse med prosjektadministrasjon.

Arbeidsoppgaver:

• Vedlikehold og videreutvikling av arkivplan og internkontroll, BK-plan med arkivnøkkel
• Vedlikehold og videreutvikling av arbeidsprosesser og rutinebeskrivelser
• Systemadministrasjon og vedlikehold og utvikling av maler i WebSak+
• Daglige driftsoppgaver som journalføring, kvalitetssikring, brukerstøtte og systemadministrasjon samt behandling av innsynskrav.
• Håndtering av dokumenter etter arkivloven og sikkerhetslovens bestemmelser
• Holde kurs og utvikling av kompetansehevende tiltak for ansatte
• Kontakt med og oppfølging av ekstern leverandør i forbindelse med mediekonvertering av husets papirarkiv
• Andre forefallende oppgaver relatert til arkiv ved behov

Kvalifikasjonskrav:

• Bachelorgrad, fortrinnsvis innen informasjonsforvaltning
• God kompetanse i sak- og arkivsystemet WebSak+ og kunnskap om administratorrollen
• Erfaring med å sikre dokumentfangst og vurderinger rundt informasjonssikkerhet
• God kunnskap om relevante lovverk med tilhørende forskrifter
• Erfaring fra offentlig forvaltning
• God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk
• Erfaring fra prosjektadministrasjon er en fordel, men ikke et krav
• Personlig egnethet vil bli vektlagt

Personlige egenskaper:

• Du har god evne til å formidle informasjon
• Du er fleksibel, positiv og løsningsorientert
• Du har evne til å arbeide både selvstendig og i team, er strukturert og effektiv
• Du er faglig nysgjerrig og liker å hold deg oppdatert, samtidig som det er naturlig for deg å dele kunnskap med de rundt deg

Vi tilbyr:

• Spennende stilling på NUPI
• Godt faglig miljø
• Fleksibel arbeidstid
• Kontor sentralt plassert i Oslo
• Gode pensjons, forsikrings- og låneordninger gjennom medlemskap i Statens pensjonskasse
• Stillingen lønnes etter Statens lønnsregulativ. 1434 Rådgiver fra kr. 491.200 pr. år
• Stillingen er en heltidsstilling i et ettårig engasjement.

Spørsmål om stillingen

• Søknadsbrev med kort beskrivelse av kvalifikasjoner og motivasjon for hvorfor du ønsker å søke denne stillingen
• CV
• 2 referanser
• Relevante vitnemål og karakterutskrifter

Søknadsfrist: 15. januar 2022.

Vennligst send din søknad via Jobb Norge ved å klikke «Søk stillingen» på denne siden.

Spørsmål om stillingen kan rettes til Administrasjonssjef Anne Kari B. Johansen ([email protected]).

Vi har som mål at vår arbeidsstyrke i størst mulig grad skal gjenspeile mangfoldet i befolkningen. Vi oppfordrer kvalifiserte kandidater til å søke uavhengig av kjønn, kulturell bakgrunn, alder, nedsatt funksjonsevne eller hull i CV-en. Arbeidsforholdene vil om nødvendig bli lagt til rette for personer med nedsatt funksjonsevne.

Søk stillingen

Kontaktpersoner:

• Anne Kari Bråtveit Johansen (Administrasjonssjef)