Norsk Utenrikspolitisk Institutt [NUPI] er et ledende kompetansemiljø for forskning om internasjonal politikk og økonomi. Vi har også et særlig formidlingsansvar innen disse områdene. Vi etterstreber kvalitet, relevans og troverdighet i alt vi gjør. NUPI er i spennende utvikling og har i dag i overkant av 65 årsverk. Instituttet eies av Kunnskapsdepartementet. Vår finansiering kommer fra ulike nasjonale og internasjonale organisasjoner, som Norges forskningsråd og EU, samt offentlige og private virksomheter. Vi holder til i attraktive lokaler i Oslo sentrum.
Vil du jobbe med arkiv og har interesse for forskningsadministrasjon?
Vi søker etter en engasjert person med kompetanse innen arkiv og interesse for forskningsadministrasjon til en midlertidig ettårig stilling ved NUPIs administrasjonsavdeling. Ved NUPI vil du få ansvar for å utvikle vår arkivtjeneste i samarbeid med arkivar og arkivleder.
Herunder å gjennomføre kompetansehevende tiltak for institusjonens ansatte i form av kurs, rådgivende arkivfaglig støtte for forskningsadministrasjonen og arkivleder, ansvar for systemadministrasjon samt ansvar for arkivplan med vedlegg. Andre faste oppgaver som kvalitetssikring og publisering av offentlig journal inngår også i jobben. Den nyansatte vil ha et spesielt ansvar for å følge opp arbeidet med arkiv i forbindelse med prosjektadministrasjon.
Arbeidsoppgaver:
Vedlikehold og videreutvikling av arkivplan og internkontroll, BK-plan med arkivnøkkel
Vedlikehold og videreutvikling av arbeidsprosesser og rutinebeskrivelser
Systemadministrasjon og vedlikehold og utvikling av maler i WebSak+
Daglige driftsoppgaver som journalføring, kvalitetssikring, brukerstøtte og systemadministrasjon samt behandling av innsynskrav.
Håndtering av dokumenter etter arkivloven og sikkerhetslovens bestemmelser
Holde kurs og utvikling av kompetansehevende tiltak for ansatte
Kontakt med og oppfølging av ekstern leverandør i forbindelse med mediekonvertering av husets papirarkiv
Andre forefallende oppgaver relatert til arkiv ved behov
Kvalifikasjonskrav:
Bachelorgrad, fortrinnsvis innen informasjonsforvaltning
God kompetanse i sak- og arkivsystemet WebSak+ og kunnskap om administratorrollen
Erfaring med å sikre dokumentfangst og vurderinger rundt informasjonssikkerhet
God kunnskap om relevante lovverk med tilhørende forskrifter
Erfaring fra offentlig forvaltning
God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk
Erfaring fra prosjektadministrasjon er en fordel, men ikke et krav
Personlig egnethet vil bli vektlagt
Personlige egenskaper:
Du har god evne til å formidle informasjon
Du er fleksibel, positiv og løsningsorientert
Du har evne til å arbeide både selvstendig og i team, er strukturert og effektiv
Du er faglig nysgjerrig og liker å hold deg oppdatert, samtidig som det er naturlig for deg å dele kunnskap med de rundt deg
Vi tilbyr:
Spennende stilling på NUPI
Godt faglig miljø
Fleksibel arbeidstid
Kontor sentralt plassert i Oslo
Gode pensjons, forsikrings- og låneordninger gjennom medlemskap i Statens pensjonskasse
Stillingen lønnes etter Statens lønnsregulativ. 1434 Rådgiver fra kr. 491.200 pr. år
Stillingen er en heltidsstilling i et ettårig engasjement.
Spørsmål om stillingen
Søknadsbrev med kort beskrivelse av kvalifikasjoner og motivasjon for hvorfor du ønsker å søke denne stillingen
Spørsmål om stillingen kan rettes til Administrasjonssjef Anne Kari B. Johansen (a.k.b.johansen@nupi.no).
Vi har som mål at vår arbeidsstyrke i størst mulig grad skal gjenspeile mangfoldet i befolkningen. Vi oppfordrer kvalifiserte kandidater til å søke uavhengig av kjønn, kulturell bakgrunn, alder, nedsatt funksjonsevne eller hull i CV-en. Arbeidsforholdene vil om nødvendig bli lagt til rette for personer med nedsatt funksjonsevne.
