Ledig stilling ved NUPI

Administrasjonsmedarbeider og arkivar

Søknadsfrist: 03.08.2020

Norsk Utenrikspolitisk Institutt

Norsk Utenrikspolitisk Institutt (NUPI) er et ledende miljø for forskning på internasjonale spørsmål innen områder av særlig relevans for norsk utenrikspolitikk. Vi kommuniserer forskningsbasert kunnskap både til den norske allmennheten og til et bredere internasjonalt publikum, med mål om å levere kvalitet, relevans og troverdighet i alt vi gjør. Instituttet er et forvaltningsorgan underlagt Kunnskapsdepartementet og sysselsetter i overkant av 60 årsverk. Vi holder til midt i Oslo sentrum.

NUPI søker en positiv og utadvendt medarbeider som skal ha ansvaret for viktige driftsoppgaver i organisasjonen.

Som administrasjonsmedarbeider og arkivar må du yte god service, og sørge for at tjenestene holder et høyt profesjonelt nivå. Vi søker deg som er positiv og fleksibel, som tar initiativ og har en profesjonell fremtreden i møte med gjester og ansatte, og kunnskap og erfaring med arkiv og drift av postjournal. Vi tilbyr en ansvarsfull jobb, i et spennende og variert arbeidsmiljø.

Arbeidsoppgaver

  • Resepsjonsarbeid: Være NUPIs ansikt utad, yte god service til besøkende og ansatte. Ta imot og besvare henvendelser på telefon og e-post.
  • Arkiv: Drift av elektronisk arkiv og postjournal, arkivering og opplæring i arkivløsningen for nye medarbeidere.
  • Reiseadministrasjon: Reisepolicy, bestillinger, refusjoner og reiseregninger, oppfølging av NUPIs reisebyrå, hotellavtaler og visumtjenester.
  • Møter og arrangementer: Booking og organisering av møterom, bestilling av møtemat og holde orden på møterommene/fellesarealene og tekjøkken.
  • Driftsoppgaver: Oppfølging av avtaler for renhold, kopimaskiner, kaffe/frukt, rekvisita, planter og post- og budtjenester.

Kvalifikasjoner/egenskaper

  • Erfaring fra resepsjonsarbeid, forværelse, sekretær- eller annen servicefunksjon.
  • Erfaring med drift av elektronisk arkiv og postjournal er ønskelig, gjerne fra offentlig forvalting.
  • Relevant utdanning, gjerne innenfor kontorfag eller arkivfag.
  • Pålitelig, positiv, blid, imøtekommende og tålmodig.
  • Profesjonell, serviceorientert med evne til å samarbeide med mange ulike typer folk.
  • Høy arbeidskapasitet og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig.
  • Initiativrik og selvstendig.
  • God muntlig og skriftlig framstillingsevne, både på norsk og engelsk som arbeidsspråk.
  • Gode IT-kunnskaper.
  • Erfaring med Websak og Agresso vil være en fordel.

Vi tilbyr

  • 100% fast stilling i NUPI.
  • Godt faglig miljø.
  • Kontor sentralt plassert i Oslo.
  • Gode pensjons, forsikrings- og låneordninger gjennom medlemskap i Statens pensjonskasse.
  • Stillingen lønnes etter Statens lønnsregulativ som førstekonsulent/rådgiver.

Søknad

Ved spørsmål ta kontakt med:

Søknaden skal inneholde søknadsbrev og CV, og sendes elektronisk, innen 3. august 2020. Vennligst send din søknad via Jobb Norge ved å klikke «søk stillingen» på denne siden.

Vi har som mål at vår arbeidsstyrke i størst mulig grad skal gjenspeile mangfoldet i befolkningen. Vi oppfordrer kvalifiserte kandidater til å søke uavhengig av kjønn, kulturell bakgrunn, alder, nedsatt funksjonsevne eller hull i CV-en. Arbeidsforholdene vil om nødvendig bli lagt til rette for personer med nedsatt funksjonsevne.

Søk på stillingen