Administrativ leder / koordinator for fakultetsdirektør

Om fakultetet

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet (MN) driver forskning og utdanning på høyt internasjonalt nivå. Vi har en omfattende portefølje av nasjonale og internasjonale forskningsprosjekter i samarbeid med eksterne aktører, herunder ca. 400 bedrifter og enheter både i privat og offentlig sektor. Fakultetet har et framtidsrettet og bredt tilbud av utdanning innen realfag og teknologi, der bærekraft og dannelse skal stå sentralt i alle våre studieprogrammer.

Fakultetets virksomhet skal kjennetegnes ved høy etisk standard og høy kvalitet i alle ledd, vilje til dristighet, og nyskapende valg. Fakultetet skal være tydelig i sine prioriteringer, dyrke kreativitet, være ambisiøst og bli ansett som internasjonalt ledende i arbeidet med å bidra til samfunnsutviklingen generelt og en bærekraftig utvikling spesielt. Fakultetet skal være en sentral forvalter av naturvitenskapelig tradisjon og kultur.

Fakultetet har om lag 1100 vitenskapelig ansatte, 450 teknisk-/administrativt ansatte, 800 doktorgradskandidater og 6000 studenter, og en omsetning på nær 2 milliarder NOK.

Om stillingen

Du vil ha en sentral rolle inn mot fakultetets administrative toppledelse, som koordinator og lederstøtte for fakultetsdirektøren i daglig drift, i forvaltning, samt i forbedrings- og utviklingsarbeid ved fakultetet.

Du vil rapportere til fakultetsdirektør og samarbeide tett med ledere og en rekke andre dyktige medarbeidere i vår fakultetsadministrasjon. Du vil også ha en bred kontakt- og samarbeidsflate ut mot fakultetets institutter og sentere, samt mot universitetets fellesadministrasjon. 

Hos oss vil du få mange dyktige og hyggelige kollegaer i en kompetanserik fakultetsadministrasjon, med ca. 100 medarbeidere med forvaltningsoppgaver innen økonomi, HR, utdanning, forskning og kommunikasjon. Vårt formål er å levere profesjonell og effektiv støtte til fakultetets kjernevirksomhet innen forskning og utdanning. Kontinuerlig forbedring, kvalitet og god ressursutnyttelse står sentralt. 

Arbeidsoppgavene i denne stillingen vil være 

• Administrativ lederstøtte for fakultetsdirektør, herunder eksempelvis 
  • koordinering av leveranser knyttet til eksempelvis styresaker, rapportering, utredninger og høringer
  • utarbeidelse og/eller kvalitetssikring av presentasjoner og saksfremlegg, dokumentasjon og beslutningsgrunnlag
  • holde oversikt over restanser og innkomne saker i saksbehandlingssystemet
  • holde oversikt over status og fremdrift på besluttede oppfølgingspunkter
• Koordinering av interne ressurser for gjennomføring av valg og nominasjoner til styre, komiteer og utvalg.
• Prosjektledelse, teamledelse og/eller koordineringsansvar for prosesser knyttet til eksempelvis tverrgående aktiviteter, forbedringsarbeid og organisasjonsutvikling.
• Andre administrative oppgaver kan bli tillagt stillingen. 

Administrativ koordinator kan delegeres budsjettdisponeringsmyndighet.

Hvilken kompetanse må du ha?

• Høyere utdanning minimum tilsvarende bachelorgrad
• Minimum 5 års relevant administrativ arbeidserfaring fra sammenliknbare roller i store, komplekse organisasjoner
• Relevant og bred administrativ erfaring fra offentlig virksomhet, herunder med saksbehandling, dokumentproduksjon og utarbeidelse av beslutningsgrunnlag
• Relevant ledererfaring og kompetanse innen prosjektledelse og/eller ledelse av endringsprosesser 
• •Solide ferdigheter i relevante arbeidsverktøy
• God kjennskap til universitets- og høyskolesektoren
• God forvaltningskompetanse
• Meget god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk og engelsk

Hva ser vi etter hos deg?

Vi ser etter deg som

• har evne til å navigere i en stor og kompleks organisasjon, og som kan tilegne deg ny kunnskap raskt
• er utpreget samarbeidsorientert og som motiveres av å spille andre gode
• har god evne til relasjonsbygging og gode samarbeidsevner på tvers av fagmiljø og nivåer i organisasjonen
• er mulighets- og løsningsfokusert 
• er proaktiv, med evne til nytenkning og engasjement for kontinuerlig forbedring
• jobber strukturert og har solid gjennomføringsevne
• har god rolleforståelse

Hvorfor skal du velge oss?

I tillegg til å jobbe i en stor og viktig kunnskapsorganisasjon, kan vi tilby mye bra som ansatt hos oss, bl.a.:

• Gode muligheter for faglig utvikling gjennom ulike nettverk og kompetansedeling på tvers av enheter ved UiO 
• Spennende arbeidsoppgaver i et hyggelig og dynamisk arbeidsmiljø med svært gode muligheter for faglig og personlig utvikling
• Fleksitid, og sommertid mellom mai og september 
• Mulighet for trening i arbeidstiden
• God pensjonsordning i Statens Pensjonskasse - en av Norges beste pensjonsordninger med mulighet for å søke om boliglån med gunstige betingelser
• Andre ansattgoder som eksempelvis tilgang på bedriftshytte og barnehage
• Lønn som seksjonssjef, stillingskode 1211 fastsettes etter individuell vurdering innenfor et spenn mellom kr 740 500 – 850 000 avhengig av kompetanse og ansiennitet. 

Vi ber om at du legger ved følgende i søknaden din

• Søknadsbrev der du tydelig får frem motivasjonen din for å jobbe hos oss
• CV
• Kopi av vitnemål og attester,
• Navn og kontaktinformasjon på 2-3 referanser (navn, tilknytning til søker, epostadresse og telefonnummer)

Merk: Vi oppfordrer deg til å bruke fritekstfeltet når du fyller ut CV’en din i Jobbnorge, med en kort oppsummering av hvilke oppgaver og erfaring du har fra tidligere arbeidsforhold, hva du har oppnådd og annet du tenker er relevant. Det hjelper oss i å få et godt bilde av deg og dine kvalifikasjoner.Søknad med vedlegg må sendes inn via Jobbnorge. Vitnemål/attester må være på norsk/skandinavisk språk eller engelsk.

Andre opplysninger

Aktuelle søkere vil bli innkalt til intervju.

I henhold til offentlighetsloven § 25, 2. ledd kan opplysninger om søkeren bli offentliggjort selv om søkeren har anmodet om ikke å bli oppført på søkerlisten.

Inkludering og mangfold er en styrke. UiO har et personalpolitisk mål om å oppnå en balansert kjønnssammensetning og rekruttere personer med innvandrerbakgrunn.

Videre ønsker vi medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaring og perspektiver. Vi vil tilrettelegge for medarbeidere som har behov for det. 

Dersom det er kvalifiserte søkere med funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn, skal vi innkalle minst én søker i hver av disse gruppene til intervju.

Kontaktinformasjon

• Fakultetsdirektør Eva Helene Mjelde

For spørsmål knyttet til rekrutteringssystemet, vennligst kontakt HR seniorrådgiver Torunn Standal Guttormsen, telefon: 22857242 eller e-post: t.s.guttormsen@mn.uio.no

Søk på stillingen