USN er universitet nær deg. Her jobber vi sammen for å finne løsninger. For lokalsamfunnet, verden og alle oss som bor her. På våre campuser fra fjord til fjell vil du jobbe i nærheten av hjemstedet ditt på sørøst-landet. Her gjør du en meningsfull jobb blant yrende studentliv og innovative forskningsmiljøer. Du får en arbeidsplass som er tett på de store samfunnsutfordringene – og samtidig nær løsningene på dem. Et arbeid vi gyver løs på med våre aller beste virkemidler: utdanning og forskning.
Vi tilbyr profesjonsorienterte og arbeidslivsrettede utdanninger, forskning og kunnskapsformidling med høy internasjonal kvalitet. Som ansatt får fordype deg i ditt eget felt, samtidig som du har tilgang til en buffet av muligheter for utvikling og læring.
Gjennom de offisielle kanalene – og gjennom et nettverk av kunnskapsrike og rause kollegaer som kan mye om mangt. USN er resultatet av fusjoner mellom tidligere høyskoler. Høyskolen i Sørøst-Norge ble dannet 1. januar 2016 da Høyskolen i Buskerud og Vestfold fusjonerte med Høyskolen i Telemark. Høyskolen fikk universitetsstatus i 2018. Rektoren vår heter Pia Cecilie Bing-Jonsson.
Ved seksjon for dokument- og informasjonsforvaltning er det ledig midlertidig 100 % stilling som Dokumentasjonsforvalter / Førstekonsulent
Om stillingen
Vil du være med å styrke dokumentasjons- og informasjonsforvaltningen ved Universitetet i Sørøst-Norge? Vi søker en engasjert dokumentasjonsforvalter som ønsker å bidra i et kompetent fagmiljø med høye ambisjoner, i en midlertidig 100 % stilling i ett år med muligheter for forlengelse. Det er ønskelig med tiltredelse så snart som mulig. Hovedarbeidssted vil fortrinnsvis være campus Vestfold, men andre campus kan vurderes.
USN har en prosessbasert tilnærming til fagområdet, og arbeider målrettet for å sikre korrekte, trygge og effektive tjenester. Dette er avgjørende for å ivareta vårt samfunnsoppdrag og sikre kvalitet i saksbehandling og beslutningsgrunnlag. Hos oss får du en sentral rolle i å sikre god, effektiv og etterrettelig dokumentasjonsforvaltning på tvers av universitetet.
Om seksjon for dokument- og informasjonsforvaltning
Stillingen er plassert i seksjon for dokument- og informasjonsforvaltning, som er en del av Avdeling for digital utvikling, informasjonsforvaltning og IT.
Seksjon for dokument- og informasjonsforvaltning har et strategisk ansvar for utviklingen av dokumentasjons- og informasjonsforvaltning ved USN. Vi jobber aktivt med å forbedre saksbehandlings- og arbeidsprosesser, og med å sørge for at ansatte, studenter og andre har tilgang til relevant dokumentasjon av høy kvalitet.
Vi forvalter universitetets sak- og arkivsystem Public 360 og har prosessansvar for både innsyn og generell saksbehandling. Seksjonen består av 11 medarbeidere som leverer tjenester til hele organisasjonen i tett samarbeid med andre enheter.
Aktuelle arbeidsoppgaver
Bidra til å sikre at USNs dokumentasjonsforvaltning skjer i henhold til gjeldende lovverk, interne rutiner og retningslinjer
Utføre daglige drifts- og forvaltningsoppgaver innen dokumentasjonsforvaltning
Ivareta øvrige kjerneoppgaver innen fagområdet etter behov
Gi brukerstøtte og veiledning til USNs ansatte i bruk av Public 360
Gjennomføre opplæring av USNs ansatte innenfor seksjonens fagområde
Kvalitetssikre offentlig journal og bidra i håndtering av innsynssaker
Du kan også bli involvert i andre oppgaver innenfor seksjonens ansvarsområde.
Kvalifikasjoner
Relevant utdanning fra universitet eller høgskole, minimum tilsvarende bachelornivå
Realkompetanse kan i spesielle tilfeller kompensere for deler av kravet om formell utdanning
Relevant erfaring fra stillingens arbeidsoppgaver
Solid kunnskap om relevant lovverk og gjeldende standarder innen dokumentasjonsforvaltning
God IT-forståelse og erfaring med digitale arbeidsverktøy, herunder sak‑ og arkivsystemer
Gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsferdigheter på både norsk og engelsk
Erfaring fra offentlig forvaltning
Hvem ser vi etter?
Vi søker en erfaren og faglig sterk dokumentasjonsforvalter som kan bidra aktivt inn i seksjonens tjenesteleveranser. Du har solid kompetanse innen dokumentasjonsforvaltning, arbeider strukturert og trives i et miljø der kvalitet, etterrettelighet og kontinuerlig forbedring står sentralt.
Det er viktig at du;
Har gode samarbeidsevner, og greier å skape gode relasjoner til kollegaer og samarbeidspartnere
Er løsningsorientert, imøtekommende og serviceinnstilt
Har faglig integritet, god arbeidskapasitet og arbeider selvstendig
Er nøyaktig, strukturert, og har god gjennomføringsevne
Ved vurdering av søkerne legges det vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, samt motivasjon for stillingen.
Vi tilbyr
Kompetanse- og erfaringsbygging i et fagfelt i utvikling
Inkluderende miljø med engasjerte og kompetente kolleger
Førstekonsulent (SKO1408): NOK 487 000 – 570 000. Lønnsplassering etter kvalifikasjoner og kompetanse. I særskilte tilfeller kan høyere lønn vurderes.
Fra lønna går lovfestet innskudd til Statens pensjonskasse.
Ansettelsen skjer på de vilkår som til enhver tid gjelder for ansatte i staten, og etter ansettelsen må du påregne at det kan skje endringer i arbeidsområdet.
Andre opplysninger
Aktuelle søkere vil bli invitert til intervju. De som blir invitert til intervju bes ta med kopi av attester og vitnemål.
Ansettelsesorgan er ansettelsesutvalget for teknisk-administrative stillinger ved Universitetet i Sørøst-Norge.
Den som ansettes, må rette seg etter de lover, forskrifter og avtaler som til enhver tid gjelder for stillingen.
Universitetet i Sørøst-Norge ønsker å ansette personale som gjenspeiler mangfoldet i befolkningen, og vi ønsker alle kvalifiserte søkere velkommen. Vi arbeider for å utvikle oss videre som en inkluderende arbeidsplass og for å tilrettelegge arbeidsplassen for de som har behov for det. Har du perioder i livet hvor du ikke har vært i arbeid, utdanning eller opplæring er du også velkommen til å søke arbeid hos oss. Per nå er det ingen mannlige ansatte i seksjonen, og menn oppfordres derfor til å søke.
I henhold til offentlighetslovens § 25 2. ledd kan opplysninger om søkeren bli offentliggjort selv om søkeren har anmodet om ikke å bli oppført på søkerlisten. Søkere vil bli varslet dersom slik anmodning ikke tas til følge.
Universitetet i Sørøst-Norge benytter elektronisk søknadsbehandling. Søkere til stillingen må registrere sin søknad og CV med vedlegg elektronisk via rekrutteringsportalen Jobbnorge ved å klikke på knappen ”Søk stillingen”.
Vi gjør oppmerksom på at alle dokumenter må være på et skandinavisk språk eller på engelsk. Eventuelle oversettelser må være attesterte.
Har du høyere utdanning fra utlandet må den godkjennes av Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse. Du må ha sendt inn søknad for godkjenning innen søknadsfristen til denne stillingen utløper. Legg ved kvittering på søknad eller vedtak når du søker. Godkjenningen må ettersendes og er en forutsetning for ansettelse i stillingen.
Det er søkers eget ansvar å sørge for at etterspurt dokumentasjon har blitt lastet opp til søknaden!
Universitetet i Sørøst-Norge er Charter & Code sertifisert av EU-kommisjonen, og har rettigheter til å bruke logoen HR Excellence in Research (HRS4R). Universitetet er også medlem i nettverket EURAXESS, som bidrar til gode arbeidsforhold for mobile forskere.
