Ledig stilling ved UNIS

Administrasjonskonsulent (lederstøtte)

Søknadsfrist: 26.02.2020

Universitetssenteret på Svalbard (UNIS) gir undervising og driver forskning med utgangspunkt i Svalbards geografiske plassering i et høyarktisk område og de spesielle fortrinn dette gir. Våre fag er arktisk biologi, arktisk geofysikk, arktisk geologi og arktisk teknologi. Halvparten av stab og studenter er utenlandske og all undervisning foregår på engelsk. UNIS er et statlig aksjeselskap underlagt Kunnskapsdepartementet.

UNIS

Longyearbyen ligger på Svalbard, midt i en variert og vakker arktisk natur med gode muligheter for friluftsliv.


Longyearbyen er et moderne tettsted med ca. 2200 innbyggere og har et godt tjenestetilbud med bl.a. full barnehagedekning, svømme-/idrettshall og et variert forenings-, idretts- og kulturliv.

Om stillingen

  • Universitetssenteret på Svalbard AS (UNIS) har ledig 100 %fast stilling som førstekonsulent. Den som ansettes vil få en sentral rolle i å utføre og koordinere administrative oppgaver ved UNIS.
  • Stillingen inngår i en kjernegruppe på tre personer som i felleskap skal løse administrative oppgaver ved UNIS. Til stillingen ligger også ansvar og oppgaver for Norsk Vitenskapsakademi for Polarforskning (NVP).

Arbeidsoppgaver

  • Støtte administrerende direktør og ledergruppa med tilrettelegging og forberedelse til ledergruppemøter, styremøter og samlinger
  • Delta som sekretær i ledergruppa og andre møter, samt bidra til profesjonalisering og oppfølging av saksbehandling
  • Utarbeidelse av notater, rapporter, presentasjoner og referat, samt yte generell bistand i utvalgte «dag-til-dag»-aktiviteter
  • Utarbeide og innhente underlag til prosjekter og utredninger
  • Tilrettelegge og koordinere reiser, møter og andre arrangementer for administrerende direktør og styret
  • Bidra i tilrettelegging og gjennomføring av besøk til institusjonen
  • Administrative oppgaver innenfor saksbehandling og arkivering i Public 360, booking av reiser i Egencia, og reiseregninger i Agresso
  • Oppfølging av aksjonspunkter fra ulike utvalg og komiteer
  • Funksjon som backup i resepsjonstjenesten
  • Stillingen vil utgjøre en administrativ ressurs (40% av stillingen) for Norsk Vitenskapsakademi for Polarforskning (NVP), og oppgavene her omfatter blant annet:
    • Ansvar for NVP sin daglige drift og forvaltning av akademiets verdier i Longyearbyen
    • Medlemskontakt, nyhetsbrev og profilering
    • Koordinering av virksomheter på fastlandet og på Svalbard, inkludert gjennomføring av de internasjonale sommerskolene

Kvalifikasjonskrav

  • Relevant utdanning, fortrinnsvis på bachelor- eller masternivå
  • God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk
  • Erfaring knyttet til administrasjon og ledelsestøtte tillegges stor vekt
  • Gode brukerferdigheter innen IT er en forutsetning (Word, Excel, PowerPoint, elektronisk arkiv m.m.)

Personlige egenskaper

  • Imøtekommende, serviceinnstilt og positiv
  • Profesjonell og nøyaktig
  • Stor arbeidskapasitet, fleksibel og løsningsorientert
  • Strukturert, målrettet og proaktiv
  • Gode samarbeidsegenskaper og dyktig til å skape relasjoner på tvers i organisasjoner
  • Tillitsskapende og engasjert
  • Kreativ, handlingsdyktig og har god prioriteringsevne

Vi tilbyr

UNIS kan tilby en utfordrende og variert jobb, i et spennende, trivelig og internasjonalt miljø. Som ansatt er man medlem i Statens Pensjonskasse, som tilbyr en av markedets beste ordninger for pensjon. Vi tilbyr også gode forsikringsordninger, betalt reise- og flyttekostnader ved oppstart i stillingen, tilskudd til feriereise etter gjeldende regelverk og tjenestebolig.

Tilsetting er i stillingskode 1408 førstekonsulent i statens regulativ, avlønning etter ansiennitet og kvalifikasjoner i lønnsramme 21. I tillegg til lønnen ytes et Svalbardtillegg tilsvarende kr 34 560 årlig. Fra lønnen trekkes 2 % innskudd til Statens Pensjonskasse. Inntektsskatten på Svalbard er for tiden på 8 %. I tillegg trekkes folketrygdavgift på 8,2 %

Spørsmål om stillingen

For ytterligere informasjon kontakt:

  • Direktør for HMS og infrastruktur Fred Skancke Hansen (tlf: 79 02 33 40 eller mobil 917 07 640), e-post: ([email protected])

Du kan be om å få søknaden din unntatt offentligheten, jfr. Offentlighetsloven § 25. Forespørselen må begrunnes. UNIS vil avgjøre om søknaden vil bli unntatt offentligheten eller ikke, basert på begrunnelsen og forskriftene i Offentlighetsloven. Hvis søknaden ikke blir unntatt offentligheten vil kandidaten bli kontaktet.

Søk på stillingen