Studie- og administrasjonskonsulent - Institutt for teoretisk astrofysikk

Om stillingen

Fast stilling som studie- og administrasjonskonsulent er ledig ved Institutt for teoretisk astrofysikk.

Stillingen hører inn under Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet og er tilknyttet Institutt for teoretisk astrofysikk. Institutt for teoretisk astrofysikk er Norges største og viktigste institutt innen forskning og undervisning i astronomi og astrofysikk. Instituttet har to seksjoner, seksjon for sol- og stjernefysikk og seksjon for kosmologi og ekstragalaktisk astrofysikk. Den første seksjonen er et nasjonalt senter for fremragende forskning, The Rosseland Centre for Solar Physics (RoCS). Instituttet har omtrent 70 ansatte.

Stillingen er fast som studie- og administrasjonskonsulent. Det er en delt stilling som både dekker generell administrasjon og studieadministrasjon. Den som ansettes vil komme i kontakt med både studenter, ansatte og besøkende. Serviceinnstilling er en nøkkelegenskap for den som skal ansettes. Teknisk/administrativ stab består av 12 personer. Stillingen som er utlyst er del av den administrative staben, som består av 5 stillinger innenfor områdene studier, kommunikasjon, forskningsadministrasjon og ekspedisjonstjenester. Administrasjonen ledes av kontorsjef.

Arbeidsoppgaver

Som studiekonsulent vil du være med på å koordinere undervisning og eksamen knyttet til våre studier og emner.

Stillingen som lyses ut vil ha følgende arbeidsoppgaver:

• Time- og eksamensplanlegging
• Planlegging og oppfølging av eksamen
• Studieveiledning
• Besvare henvendelser
• Administrativt arbeid i forbindelse med doktorgradsdisputaser
• Generell saksbehandling
• Andre rutineoppgaver innenfor studieadministrasjon må også påregnes

Som administrasjonskonsulent vil du ha følgende arbeidsoppgaver:

• Mottak av henvendelser til instituttet, enten direkte, per telefon eller per e-post
• Bestillingsansvar for kontorrekvisita, mat til møter og arrangementer, hotellrom, forskerboliger etc.
• Utarbeidelse av timekontrakter/oppdragskontrakter
• Håndtering og organisering av kontorrekvisita
• Ressursperson ved arrangementer av møter, konferanser e.l. og ansvar for instituttets AV-utstyr
• Noe web-publiseringsarbeid
• Annen enkel saksbehandling, gjerne i samarbeid med andre deler av administrasjonen
• Annet forefallende kontorarbeid

Det tas forbehold om at det kan gjøres endringer i stillingens arbeidsoppgaver.

Det kan, basert på kandidatens kompetanse og interesser, legges andre oppgaver ved instituttet til stillingen, dersom hensynet til instituttets virksomhet tilsier dette.

Kvalifikasjonskrav

• Stillingen krever relevant utdanning fra universitet eller høyskole, minimum tilsvarende bachelornivå. Relevant erfaring vil kunne kompensere for manglende utdanningskrav
• God skriftlig og muntlig framstillingsevne på norsk og engelsk er et krav
• Det er en fordel med realfag i fagkretsen
• Ønskelig med erfaring fra studieadministrativt arbeid ved UiO
• Erfaring med innkjøp er ønskelig
• Meget god kjennskap til IT som arbeidsverktøy, herunder er erfaring med bruk av FS (felles studentsystem) ønskelig
• Godt kjennskap til AV-utstyr er ønskelig
• Ønskelig med erfaring i bruk av følgende systemer (eller tilsvarende): ePhorte (arkiv), CANVAS (læringsplattform), TP (timeplanleggingssystem), INSPERA (vurderingssystem), Vortex (administrasjon av nettsidene) og ZOOM
• Det er også ønskelig med erfaring innen DFØ systemet ifm. bestillinger og kontrakter, men det er ikke et krav
• Kandidater med erfaring fra tilsvarende arbeid fra universitets- eller høyskolesektoren vil normalt bli foretrukket

Personlige egenskaper

• Den som tilsettes skal samarbeide tett med fagmiljøene på instituttet, instituttledelsen, utdanningsleder og fakultetets studieadministrasjon. Det vil derfor bli lagt vekt på gode samarbeids- og kommunikasjonsegenskaper
• Den som tilsettes må være serviceinnstilt, fleksibel, ha evne til å ta initiativ, samt kunne arbeide selvstendig og nøyaktig
• Den som tilsettes må trives med å håndtere mange og ulike arbeidsoppgaver i et hektisk miljø, og du må være innforstått med at stillingen inneholder en del oppgaver som er rutinepreget
• Den som tilsettes må være utadvendt, kunne arbeide selvstendig og ha meget gode evner til å prioritere i henhold til frister
• Personlig egnethet for stillingen vil bli særlig vektlagt

Vi tilbyr

• Lønnstrinn 53-58 (kr. 483 700 - 524 900) avh. av kompetanse/ansiennitet i stilling som førstekonsulent, SKO1408
• Hyggelig og stimulerende arbeidsmiljø
• God pensjonsordning i Statens Pensjonskasse
• Gode velferdsordninger
• Trening i arbeidstiden

Søknaden skal inneholde

• Kort søknad med fokus på beskrivelse av din motivasjon for å søke stillingen
• CV
• Informasjon om utdanning og tidligere stillinger
• Kopier av vitnemål og attester
• Navn og kontaktinformasjon på 3-4 referanser (navn, tilknytning til søker, e-postadresse og telefonnummer)

Andre opplysninger

Det vises for øvrig til gjeldende retningslinjer og utfyllende bestemmelser for tilsetting i administrative/tekniske stillinger ved Universitetet i Oslo.

UiO har et personalpolitisk mål om å oppnå en balansert kjønnssammensetning og rekruttere personer med innvandrerbakgrunn.

UiO har en overtakelsesavtale for alle tilsatte med formål å sikre rettighetene til forskningsresultater m.m.

I henhold til offentlighetsloven § 25, 2. ledd kan opplysninger om søkeren bli offentliggjort selv om søkeren har anmodet om ikke å bli oppført på søkerlisten.

Kontaktinformasjon

• Kontorsjef Kristine Aa. S. Knudsen, kristine.knudsen@astro.uio.no , tlf. 22 85 14 80

For praktisk informasjon om søknadsprosessen, elin.thoresen@mn.uio.no.

Søk på stillingen