Seniorkonsulent / rådgiver innen studieadministrasjon og PhD-administrasjon

Om stillingen

Vi har for tiden ledig en fast stilling som seniorkonsulent/rådgiver innen studie og PhD-administrasjon ved Institutt for teknologisystemer (ITS).

Ønsket oppstart snarest mulig, men senest 1.august 2024.

ITS er et institutt i vekst. Som seniorkonsulent/rådgiver innen studie- og PhD-administrasjon vil du bidra til økende aktivitet og et godt miljø ved instituttet.

Instituttet tilbyr for tiden master- og PhD-utdanning. Instituttet vil i løpet av 2024 kartlegge mulighetene for å etablere et bachelorprogram. Studentrekruttering er et prioritert område for instituttet.

ITS jobber i nært samarbeid med forskningsmiljøene på Kjeller. Stillingen medfører utstrakt kontakt med forelesere, veiledere, PhD-kandidater, studenter og sensorer.

Stillingen er tilknyttet instituttets administrasjon, som har totalt åtte stillinger innenfor områdene studieadministrasjon, PhD-utdanning, kommunikasjon, IT og forskningsadministrasjon. Administrasjonen ledes av en administrasjonssjef.

Arbeidssted for stillingen er i instituttets bygning på Kjeller. Daglig tilstedeværelse på Kjeller er nødvendig for å kunne yte service og støtte til ansatte og studenter, og å bidra til et inspirerende arbeidsmiljø.

Arbeidsoppgaver

Studieadministrasjon

• Være en del av instituttets studieteam, og jobbe i tett samarbeid med instituttets utdanningsleder og programråd
• Følge opp masterstudentene ved instituttet ved bistand, veiledning og administrativ oppfølging
• Løpende studieadministrative oppgaver som for eksempel vurdering av opptakssøknader
• Ha ansvar for generell saksbehandling innen studieadministrasjon i henhold til UiO sine rutiner og kvalitetskrav. 
• Instituttet har et stort fokus på studentrekruttering. Stillingen vil bistå til instituttets studentrekruttering gjennom for eksempel administrativ oppfølging, planlegging og deltagelse på studentrettede arrangement som karrieremesser.
• Andre arbeidsoppgaver innenfor studieadministrasjon må påregnes

PhD- administrasjon

• Være ansvarlig for instituttets PhD-administrasjon.
• Være kontaktperson for stipendiater og veiledere, eksterne samarbeidspartnere og andre aktører ved UiO.
• Ha ansvar for mottak, saksbehandling og oppfølging av doktorgradskandidatene.
• Jobbe i henhold til etablerte rutiner og retningslinjer.
• Jobbe i tett samarbeid med instituttets PhD-utvalg, og være sekretær i PhD-utvalget

Ved relevant kompetanse og erfaring på høyt nivå tilpasset stillingens funksjoner vil man bli vurdert for rådgiverstilling. For rådgiverstillingen legges det i større grad vekt på utrednings- og utviklingsoppgaver enn for seniorkonsulentstillingen. Det er likevel en forventning om oppfølging av alle arbeidsoppgavene som tilligger stillingen og selvstendige initiativ til videreutvikling av disse arbeidsområdene.

Kvalifikasjonskrav 

• Høyere utdanning minst tilsvarende bachelornivå fra universitet eller høgskole. Relevant erfaring vil kunne kompensere for manglende utdanningskrav
• Relevant administrativ erfaring fra offentlig forvaltning eller fra høyere utdanningssektor innen studieadministrasjon og/eller PhD-administrasjon
• Meget god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk og engelsk
• Meget god kjennskap til IT som arbeidsverktøy

Ønskelig kompetanse/erfaring

• Kjennskap til UiO
• Realfaglig utdanning eller interesse
• Erfaring fra datasystemer som FS (felles studentsystem), CANVAS, Ephorte og nettpubliseringsverktøy som VORTEX

Det legges avgjørende vekt på personlige egenskaper og personlig egnethet for stillingen

Personlige egenskaper

• Du må være serviceinnstilt
• Du må være selvstendig og ansvarsbevisst
• Du må kunne jobbe strukturert og ha evne til å håndtere mye informasjon
• Du må trives med rutineoppgaver
• Du må ha gode samarbeids- og kommunikasjonsevner

Vi tilbyr

• Lønn som seniorkonsulent (SKO 363) fastsettes etter individuell vurdering innenfor et spenn på kr. 548 600 - 624 500 per år, avhengig av kompetanse
• Lønn som rådgiver (SKO 1434) fastsettes etter individuell vurdering innenfor et spenn på kr. 604 900 - 679 700,- per år, avhengig av kompetanse
• fleksibel arbeidstid og gode velferdsordninger
• trening i arbeidstiden
• god pensjonsordning og gunstig lån i Statens Pensjonskasse

Søknaden skal inneholde

• Søknadsbrev
• CV
• Vitnemål
• Attester
• Navn og kontaktinformasjon på 2 referanser (navn, tilknytning til søker, epostadresse og telefonnummer)

Søknad (evt. med vedlegg) må sendes inn via vårt rekrutteringssystem Jobbnorge.

Andre opplysninger

Aktuelle søkere vil bli innkalt til intervju.

I henhold til offentlighetsloven § 25, 2. ledd kan opplysninger om søkeren bli offentliggjort selv om søkeren har anmodet om ikke å bli oppført på søkerlisten.

Inkludering og mangfold er en styrke. UiO har et personalpolitisk mål om å oppnå en balansert kjønnssammensetning og rekruttere personer med innvandrerbakgrunn.

Videre ønsker vi medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaring og perspektiver. Vi vil tilrettelegge for medarbeidere som har behov for det. 

Dersom det er kvalifiserte søkere med funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn, skal vi innkalle minst én søker i hver av disse gruppene til intervju.

Kontaktinformasjon

For mer informsjon om stillingen, vennligst kontakt:

• Administrasjonssjef Marit Tronstad, telefon: 22842215, eller e-post: marit.tronstad@its.uio.no

For tekniske spørsmål knyttet til rekrutteringssystemet, vennligst kontakt:

• HR rådgiver Olga Holmlund, e-post: olga.holmlund@mn.uio.no

Søk på stillingen