Om stillingen

Studieadministrativ avdeling ved Institutt for biovitenskap (IBV), Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, har ledig fast stilling som Ph.d-koordinator (seniorkonsulent/rådgiver) med hovedoppgave knyttet til ph.d.-programmet. Stillingen er åpen for tiltredelse snarest mulig.

Stillingen inngår i administrasjonen ved IBV, som består av 23 ansatte hvorav studieadministrativ avdeling har 5,5 årsverk. Instituttet har til enhver tid ca 130 ph.d-studenter, ca. 450 studenter på lavere grads nivå (bachelor) og ca. 200 mastergradsstudenter.

Instituttets målsetting er å skape et faglig og sosialt lærings- og forskerutdanningsmiljø av topp kvalitet. Instituttets studiekonsulenter er bindeleddet mellom studentene og instituttet. De skal blant annet sørge for at saker raskt blir behandlet og løst, og ta initiativ til faglig-sosiale aktiviteter, som styrker trivsel og samhørighet.

Arbeidsoppgaver

Stillingen omfatter et bredt spekter av administrative oppgaver knyttet til ph.d.-programmet og internasjonalisering/utveksling. Stillingen krever samarbeid innad på instituttet og mellom instituttet og Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet. I tillegg til at studiekonsulenten har tett samarbeid med og rapporterer til leder av IBVs ph.d-utvalg vil studiekonsulenten også samarbeide med bl.a. leder for studieavdelingen, HR-rådgiver og instituttledelsen.

Sentrale oppgaver

• Saksbehandling knyttet til opptak på ph.d.-programmet
• Kvalitetssikring av ph.d.-programmet
• Informasjon til nye ph.d-studenter og veiledere, inkl. ansvar for velkomstmøter
• Administrativ rapportering, bl.a. koordinering av fremdriftsrapporter
• Generell oppfølging av ph.d.-studenter
• Sekretær for instituttets ph.d.-utvalg
• Ansvar for og forvaltning av internasjonale studentutveksling- og samarbeidsavtaler
• Saksbehandling, bistand til og oppfølging av studenter i forbindelse med studentutveksling (innreisende studenter)
• Holde oversikt over undervisningstimene til alle undervisere på IBV (undervisningsregnskapet)
• Oppgaver i forbindelse med disputaser og avvikling av disse

Det tas forbehold om at det kan gjøres endringer i stillingens arbeidsoppgaver.

Kvalifikasjonskrav

• Relevant utdanning fra universitet eller høyskole, minimum tilsvarende bachelornivå. Det er ønskelig med utdanning på masternivå. Realkompetanse kan erstatte utdanningskravet.
• Gode IT-kunnskaper er et krav. Erfaring med bruk av FS og ePhorte er en fordel.
• Relevant arbeidserfaring er et krav - administrativ erfaring fra offentlig forvaltning, helst fra universitet eller høgskole er ønskelig.
• Svært gode norsk- og engelskkunnskaper, skriftlig og muntlig

Ønskelig kompetanse/erfaring

• Kjennskap til regelverket for saksbehandling i offentlig sektor er ønskelig
• Studieadministrativ erfaring og erfaring fra studieveiledning er ønskelig
• Kjennskap til ph.d-utdanningen er en fordel

· Ved relevant kompetanse og erfaring på høyt nivå tilpasset stillingens funksjoner vil man bli vurdert for rådgiverstilling.

Personlige egenskaper

Vi ønsker en effektiv, proaktiv, løsningsorientert og initiativrik person med god gjennomføringsevne som kan arbeide både selvstendig og i team og som har stor arbeidskapasitet. Du må være ryddig, strukturert og ansvarsbevisst, ha gode samarbeidsevner, og en utpreget serviceinnstilling ovenfor instituttets studenter og ansatte. Det er viktig at du har lett for å kommunisere med andre.

Stillingen er til tider svært travel, det er derfor nødvendig å kunne tåle tidvis høyt arbeidspress. Det er viktig at du også er fleksibel, da det kan oppstå behov for å løse andre oppgaver/avlaste kolleger i hektiske perioder.

Det vil bli lagt stor vekt på personlig egnethet for stillingen.

Vi tilbyr

• Lønn som seniorkonsulent, SKO 1363, fastsettes etter individuell vurdering innenfor et spenn mellom kr 482 200 og kr 535 200, lønn som rådgiver, SKO 1434, fastsettes etter individuell vurdering innenfor et spenn mellom kr 507 400 og kr 575 600 (avhengig av kompetanse og erfaring)
• Utfordrende oppgaver
• Hyggelig og stimulerende arbeidsmiljø
• Fleksibel arbeidstid og gode velferdsordninger
• Trening i arbeidstiden
• God pensjonsordning og gunstig lån i Statens Pensjonskasse

Søknaden skal inneholde

• Søknadsbrev
• CV
• Vitnemål
• Attester
• Navn og kontaktinformasjon på 2 referanser (navn, tilknytning til søker, e-postadresse og telefonnummer)

Søknad med vedlegg må sendes inn via vårt elektroniske rekrutteringssystem, vennligst klikk på «Send søknad».

Andre opplysninger

Aktuelle søkere vil bli innkalt til intervju.

I henhold til offentlighetsloven § 25, 2. ledd kan opplysninger om søkeren bli offentliggjort selv om søkeren har anmodet om ikke å bli oppført på søkerlisten.

UiO har et personalpolitisk mål om å oppnå en balansert kjønnssammensetning og rekruttere personer med innvandrerbakgrunn.

I tillegg ønsker UiO at våre medarbeidere i størst mulig grad gjenspeiler mangfoldet i befolkningen. Vi oppfordrer derfor kvalifiserte søkere med redusert funksjonsevne til å søke stillingen. Som IA-bedrift vil vi legge forholdene til rette for medarbeidere med nedsatt funksjonsevne.

Kontaktinformasjon

• Leder for studieavdelingen My Hanh Tu, tlf. 22857274, epost m.h.tu@ibv.uio.no
• Kontorsjef Åshild Maria Eftevåg, tlf. 22854423, epost a.m.eftevag@ibv.uio.no

For spørsmål vedr rekrutteringssystemet, ta kontakt med personalrådgiver Nina Holtan, e-post nina.holtan@mn.uio.no.

Send søknad