Universitetssenteret på Svalbard (UNIS), lokalisert i Longyearbyen på 78°N, er verdens nordligste institusjon for høyere utdanning. UNIS spesialiserer seg på arktiske studier og tilbyr felt- og forskningsbaserte emner på bachelor-, master- og ph.d.-nivå innen arktisk biologi, geologi, geofysikk, teknologi og sikkerhet.
UNIS utnytter sin helårige tilstedeværelse i det unike arktiske miljøet og benytter dette som et naturlig laboratorium for forskning og utdanning. Vi tiltrekker oss årlig rundt 700 studenter fra hele verden. All undervisning foregår på engelsk, og omtrent halvparten av både ansatte og studenter er internasjonale. UNIS ble etablert i 1993 og er et statlig aksjeselskap underlagt Kunnskapsdepartementet. Administrasjonsspråket er norsk. UNIS sine verdier er inkludering, transparens, engasjement, pålitelighet og respekt.
Bli med på UNIS i et internasjonalt miljø! Vi søker administrasjonskonsulent/bookingsansvarlig til et ettårig vikariat.
Om stillingen
Universitetssenteret på Svalbard AS (UNIS) har ledig 100 % ettårig vikariat som administrasjonskonsulent/bookingsansvarlig med ønsket tiltredelse i slutten av juli (uke 30/31). Stillingen inngår i administrasjonsavdelingen som består av 14 ansatte. Stillingen rapporterer til administrasjonssjef.
Stillingens hovedoppgaver er innen booking av reiser/overnatting for gjester og ansatte, koordinering av UNIS gjestehus og administrasjon av konferanser og møter. Stillingen inngår i en kjernegruppe på tre personer som i felleskap skal løse administrative oppgaver ved UNIS.
Prøveprosjekt 2026/2027For å styrke samhandling, fleksibilitet og kvalitet i administrasjonstjenestene ønsker UNIS å prøve ut et tettere samarbeid mellom resepsjons- og bookingsfunksjonene. Stillingen som resepsjonist inngår derfor i et ettårig prøveprosjekt der funksjonene organiseres som et team med jobbrotasjon mellom booking- og resepsjonstjenesten.
Stillingen som administrasjonskonsulent (bookingansvarlig) vil ha hovedansvar for booking, men vil også omfatte oppgaver knyttet til resepsjonsdrift. I prøveperioden vil ulike rotasjonsordninger prøves ut, slik at begge stillingene får opplæring i og veksler på arbeidsoppgavene. Erfaringene fra prøveprosjektet vil inngå i en samlet evaluering og videre vurdering av fremtidig innhold og organisering av støttefunksjonene.
Arbeidsoppgaver
Arbeidsoppgaver knyttet til bookingtjenesten
Hovedansvar for reiseadministrasjon for gjester og ansatte. Dette inkluderer booking av flyreiser og hotell samt overnattinger ved UNIS Gjestehus (UGH)
Koordinering og oppfølging av vaktmestertjenester, budsjettoppfølging og økonomi ved UNIS Gjestehus
Kontaktperson for kantine
Tilrettelegging og bestilling i forbindelse med kurs, konferanser og møter ved UNIS
Back-up funksjon for lederstøtte- og resepsjonstjenesten
Stillingen kan bli tillagt andre administrative arbeidsoppgaver
Arbeidsoppgaver knyttet til resepsjonstjenesten
Betjening av resepsjon og sentralbord og gi informasjon og veiledning
Resepsjonstjenester for UNIS Gjestehus (UGH)
Adgangshåndtering
Bestilling av kontorrekvisita, booking av fellesressurser og pakkeposthåndtering
Bidra til å ivareta rutiner knyttet til HMS, sikkerhet og beredskapsfunksjoner i resepsjonen
Teknisk bistand på klasserom og møterom ved behov
Bidra i tilrettelegging og gjennomføring av interne arrangementer ved institusjonen
Kvalifikasjonskrav
Høyere utdanning på bachelornivå. Lengre relevant erfaring kan kompensere for deler av utdanningskravet.
Relevant erfaring fra reiseadministrasjon
God forståelse for økonomi
Gode digitale ferdigheter
Svært god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsker
Ønskede kvalifikasjoner og erfaring
Erfaring med ulike relevante administrative dataverktøy, blant annet Office365, reisebookingsystem (Berg-Hansen), hotellbookingsystem (Protel), møterombestilling (Time Edit), saksbehandling (Public360), økonomisystem (Agresso), Verifone og adgangssystem
Erfaring fra resepsjon, førstelinjetjeneste eller reiseadministrasjon
Kjennskap til universitet- og høgskolesektoren
Personlige egenskaper
Serviceinnstilt og løsningsorientert
Takler og trives med høyt tempo
Effektiv, pålitelig og god evne til å prioritere
Selvstendig, strukturert, samarbeidsvillig og fleksibel
Personlig egnethet tillegges stor vekt.
Vi tilbyr
UNIS kan tilby en utfordrende og variert jobb, i et spennende, trivelig og internasjonalt miljø. Som ansatt er man medlem i Statens Pensjonskasse, som tilbyr en av markedets beste ordninger for alderspensjon. Vi tilbyr også gode forsikringsordninger, dekning av reise- og flyttekostnader ved oppstart i stillingen og tjenestebolig i henhold til gjeldende regelverk.
Tilsetting er i stillingskode 1408 førstekonsulent. Lønnsinnplassering avhenger av erfaring og kvalifikasjoner. UNIS utbetaler i tillegg et polartillegg (Svalbardtillegg) til faste ansatte som er fastboende på Svalbard. For tiden utgjør dette tillegget kr. 44.640, - årlig i full stilling, og inngår i pensjonsgrunnlaget. Fra lønnen trekkes 2 % innskudd til Statens Pensjonskasse. Inntektsskatten på Svalbard er for tiden på 8 %. I tillegg trekkes folketrygdavgift på 7,7 %.
Spørsmål om stillingen
Nærmere opplysning om stillingen fås ved henvendelse til:
Nina E. Høiskar, administrasjonssjef, ninah@unis.no, +47 928 11 930
Søknadsfrist: 10. mai 2026
Søknad må sendes inn via vårt rekrutteringssystem Jobbnorge. Vitnemål/attester skal vedlegges søknaden. Søknader som ikke er sendt via vårt rekrutteringssystem vil ikke bli vurdert.
Søknad unntatt offentlighet
Det er mulig å be om å få navnet/søknaden unntatt offentligheten iht. offentlighetsloven § 25. Ønsket må i tilfelle begrunnes. Vi gjør oppmerksom på at skulle ønsket ikke bli tatt til følge, vil søkeren bli kontaktet å få mulighet til å trekke søknaden.
Mangfold, Likestilling og Inkludering
En av UNIS' verdier er inkludering. Vi er forpliktet til å oppnå mangfold innen arbeidsstyrken og skape et inkluderende arbeidsmiljø i det høye Arktis. Vi ønsker derfor søknader fra alle kvalifiserte kandidater uavhengig av kjønn, seksuell orientering, etnisitet, tro, alder eller andre egenskaper.
