Logistikk- og frivilligkoordinator for Holbergprisen
Søknadsfrist: 22.03.2021
Universitetet i Bergen
Universitetet i Bergen er en anerkjent utdannings- og forskningsinstitusjon, organisert i syv fakulteter og rundt 54 institutter og faglige sentre. Campus ligger i sentrale deler av Bergen med universitetsområder på Nygårdshøyden, Haukeland, Marineholmen, Møllendalsveien og Årstad.
Universitetsdirektøren er øverste leder av den administrative virksomheten ved universitetet. Direktøren er tilsatt på åremål av universitetsstyret, og er sekretær for styret.
Gjennom eit sterkt og tett samspel med omverda - globalt, nasjonalt og lokalt - skal vi medverke til eit samfunn bygd på kunnskap, ferdigheiter og haldningar.
Vil du vere med å forme framtida?
Logistikk- og frivilligkoordinator for Holbergprisen
Vi søker en logistikk- og frivilligkoordinator til Holberguken 2021. Har du erfaring fra arrangementsarbeid? Er du strukturert og liker å jobbe med Excel og lister, men synes samtidig det er spennende å jobbe praktisk med arrangementer? Da trenger vi deg!
Holbergprisen er en internasjonal forskingspris for fremragende forskning innenfor humaniora, samfunnsvitenskap, juss og teologi. Underprosjekter til Holbergprisen er Nils Klim-prisen for yngre forskere fra Norden og Holbergprisen i skolen, en forskningskonkurranse for elever i videregående skole. Holberguken, går av stabelen i Bergen første uken i juni hvert år. Prisvinnerne kommer normalt da til Bergen for å motta sine utmerkelser og delta på en rekke faglige arrangementer, som i hovedsak er åpne for publikum. I år vil sannsynligvis noen av arrangementene måtte gjennomføres som digitale produksjoner eller hybridarrangementer, avhengig av hvordan smittesituasjonen utvikler seg.
Som et ledd i forberedelsene til Holberguken 2021 søker vi nå en logistikk- og frivilligkoordinator til teamet vårt. Holbergprisens sekretariat består forøvrig av seks ansatte. Vi har arbeidssted på Fastings Minde, Haakon Sheteligs plass 11, ved Universitetet i Bergen.
Arbeidsoppgåver:
Koordinatoren vil ha ansvar for en gruppe på 4-8 frivillige. Du vil være kontaktperson og fungere som bindeledd mellom sekretariatet og de frivillige, samt ha ansvar for å sette opp arbeidsplaner og koordinere alt arbeidet de frivillige utfører på en mest mulig effektiv måte, slik at de støtter opp om en vellykket gjennomføring av Holberguken.
I stillingen inngår også hovedansvar for planlegging og oppfølging av logistikk knyttet til de tilreisende under Holberguken, samt en del andre driftsoppgaver, blant annet arbeid med oppdatering av databaser og invitasjonslister og enkle bestillinger.
Arbeidsperioden vil være fra ca. 12. april til 30. juni 2021.
Den totale arbeidsmengden i perioden vil være på 270 timer, med en gradvis økning i arbeidsoppgaver og intensitet frem mot selve Holberguken 7. til 10. juni 2021. Frivilligkoordinator kan selv være med å sette arbeidstiden, med utgangspunkt i ca. 8 timer i uken, på dagtid. I perioder rundt arrangementsavvikling i slutten av mai – begynnelsen av juni- 100% arbeidsbelastning og noe kveldsjobbing
Kvalifikasjonar og eigenskapar:
Det kreves normalt videregående opplæring eller fagbrev innen kontorfaget og relevant praksis. Relevant realkompetanse kombinert med relevant etter- og videreutdanning kan i noen tilfeller kompensere for utdanningskravet
Erfaring fra koordinering og planlegging av arrangement.
Det er en særlig fordel om du gode tekniske ferdigheter og har erfaring med digital arrangementsavvikling.
Du vil samarbeide tett med resten av sekretariatet, og det er viktig at du er fleksibel, effektiv og kan jobbe selvstendig.
God administrativ IT-kompetanse. Særlig kan erfaring med Excel og listearbeid komme til nytte.
Personlige egenskaper vil bli vektlagt.
Vi tilbyr:
Stor grad av fleksibilitet.
Hyggelig arbeidsplass med trivelige kollegaer.
Erfaring fra en dynamisk og faglig interessant organisasjon.
Stillingen er timelønnet i stilling som førstesekretær (kode 1063),LR10.8 i ltr. 33 – 44(for tiden kr. 356 100 - 410 400 brutto årlig i 100% stilling) i statens regulativ, etter tjenesteansiennitet og kvalifikasjoner. For særlig kvalifiserte søkere kan høyere lønn vurderes
Utfyllande opplysningar om stillinga kan ein får ved å vende seg til:
Seksjonssjef Ingrid Ovidia Telle på epost: Ingrid.o.telle@uib.no
Den statlege arbeidsstyrken skal i størst mogleg grad spegle mangfaldet i befolkninga. Personar med innvandrarbakgrunn og personer med nedsett funksjonsevne blir oppmoda om å søkje stillinga.
Opplysningar om søkjaren kan bli gjort offentlege sjølv om søkjaren har oppmoda om ikkje å bli ført på søkjarlista. Dersom oppmodinga ikkje blir teke til følgje, skal søkjaren varslast om dette.
Søknad, CV og vedlegg sendes elektronisk via lenke på denne sida.
