2 faste stillinger som Rådgiver / Seniorrådgiver innen forskningsadministrasjon og arkiv / personvern
Søknadsfrist: 12.2.2023
Norsk Utenrikspolitisk Institutt
Norsk Utenrikspolitisk Institutt (NUPI) er et ledende miljø innen forskning og informasjon om internasjonale politiske og økonomiske spørsmål, og om forhold av særlig interesse for norsk utenrikspolitikk. NUPI har også et særlig formidlingsansvar til offentligheten om internasjonale forhold. Instituttet er et forvaltningsorgan underlagt Kunnskapsdepartementet og sysselsetter i overkant av 70 årsverk. Vi holder til i attraktive lokaler i Oslo sentrum.
Vi søker én person til å fylle oppgaver innen forskningsadministrasjon og én person til administrative oppgaver ved instituttet, med vekt på arkiv og personvern (GDPR).
NUPI har ledig to faste stillinger som rådgiver / seniorrådgiver. Vi søker én person til å fylle oppgaver innen forskningsadministrasjon og én person til administrative oppgaver ved instituttet, med vekt på arkiv og personvern (GDPR). Stillingene vil være tilknyttet administrativ avdeling.
Stillingen knyttet til forskningsadministrasjon: NUPI har en effektiv administrasjon og instituttet har stor prosjektinngang og mange engasjerte og dyktige forskere. Den som ansettes vil ha varierte og spennende oppgaver og samarbeide med våre forskere i alle faser av et forskningsprosjekt.
Stillingen knyttet til NUPIs administrasjon: Stillingen vil bistå med ulike administrative oppgaver ved NUPI. Som offentlig forvaltningsorgan under Kunnskapsdepartementet er arkivtjenesten og oppfølging av personvern (GDPR) også viktige funksjoner på NUPI. Den som ansettes i denne stillingen vil få et overordnet ansvar for arkiv og personvern og følge opp dette i samarbeid med forskerne og administrasjonen på NUPI.
Stillingen knyttet til Forskningsadministrasjon
Arbeidsoppgaver
Bidra til utvikling av nye prosjektforslag gjennom administrativ støtte til forskere i søknadsarbeidet, herunder prosjektbudsjettering
Overvåke og følge opp utlysninger av forskningsmidler og anbudsoppdrag fra nasjonale og internasjonale finansieringskilder
Yte forskningsadministrativ støtte i gjennomføringen og rapportering av prosjekter
Gi råd og støtte ledelsen i forskningsadministrative spørsmål og vedlikehold av handlingsplaner, retningslinjer mv., herunder produsere nøkkeltall og rapportering på instituttnivå
Håndtere konsortie- og oppdragsavtaler med samarbeidspartnere og underleverandører
Oppfølging av arkiveringskrav og dokumentforvaltning i Websak+ samt GDPR/personvern relatert til prosjektvirksomheten
Delta i kontaktnett og kommunikasjon med ulike finansieringskilder, samarbeidspartnere og kompetansemiljøer
Bistå og legge til rette for faglige møter, konferanser, seminarer etc. ved behov
Jobben innebærer perioder med høyt arbeidspress og noe reisevirksomhet
Andre arbeidsoppgaver kan legges til stillingen.
Kvalifikasjoner
Relevant høyere utdanning, for eksempel innen økonomi, administrasjon, eller statsvitenskap. Dokumentert relevant realkompetanse kan erstatte utdanningskravet.
Erfaring med prosjektadministrasjon og -budsjettering fra forskingsinstitusjoner, herunder gode ferdigheter i Excel
Erfaring med søknadsprosesser til nasjonale og/eller internasjonale finansieringskilder
God tall- og økonomiforståelse
Meget god muntlig og skriftlig framstillingsevne, på norsk og engelsk
Det er en fordel med:
Erfaring med Forskningsrådets programmer, EUs rammeprogram for forsking og andre internasjonale programmer
Erfaring fra myndighetskontakt nasjonalt og internasjonalt
Erfaring fra offentlige anskaffelser
Forståelse for forretningsjus og kontraktsrett
Kompetanse på GDPR/personvern
Erfaring med arkiv og dokumentforvaltning
Erfaring med Websak+, SharePoint og Unit4 ERP
Stillingen knyttet til arkiv/personvern
Arbeidsoppgaver
Bistå med ulike administrative oppgaver ved NUPI
Ansvar for systemadministrasjon av arkivtjenesten og vedlikehold og utvikling av maler i WebSak
Vedlikehold og videreutvikling av arkivplan og internkontroll, BK-plan med arkivnøkkel
Vedlikehold og videreutvikling av arbeidsprosesser og rutinebeskrivelser
Daglige driftsoppgaver som journalføring, kvalitetssikring, brukerstøtte og systemadministrasjon samt behandling av innsynskrav. Håndtering av dokumenter etter arkivloven og sikkerhetslovens bestemmelser
Andre oppgaver relatert til arkiv ved behov
Være ansvarlig for oppfølgning av personvern/GDPR (personvernombud) og informasjonssikkerhet i forskningsprosjekter og administrasjon av NUPI.
Holde kurs og utvikling av kompetansehevende tiltak for ansatte innen arkiv og GDPR
Andre arbeidsoppgaver kan legges til stillingen.
Kvalifikasjoner
Relevant høyere utdanning, for eksempel innen arkiv/informasjonsforvaltning eller administrasjon. Dokumentert relevant realkompetanse kan erstatte utdanningskravet.
God kompetanse i sak- og arkivsystem, helst WebSak og kunnskap om administratorrollen
Erfaring med å sikre dokumentfangst og vurderinger rundt informasjonssikkerhet
God kunnskap om relevante lovverk med tilhørende forskrifter
God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk
Erfaring fra offentlig forvaltning
For begge stillingene søker vi etter følgende personlige egenskaper
Selvstendighet, serviceinnstilt og gode samarbeidsevner
Initiativ og gjennomføringsevne
Høy arbeidskapasitet, evne til å håndtere flere oppgaver og prosesser parallelt og gode prioriteringsevner
De rette personene trenger ikke nødvendigvis å inneha alle disse kvalifikasjonene/ønskene, det vil også bli tatt hensyn til i hvilken grad du vil utfylle og komplementere forskningsadministrasjonen på NUPI. Personlig egnethet vil vektlegges.
Vi tilbyr
Et spennende, internasjonalt arbeidsmiljø
Gode muligheter for personlig og faglig utvikling
Fleksibel arbeidstid
Gode pensjons, forsikrings- og låneordninger gjennom medlemskap i Statens pensjonskasse
Mobiltelefonavtale
Trening i arbeidstiden
Du vil jobbe tett med både administrasjonen og forskerne med høy grad av tverrfaglighet.
Stillingen vil bli innplassert i statens lønnssystem, 1364 Seniorrådgiver (fra kr. 626.300) eller 1434 Rådgiver (fra kr. 501.200) basert på en samlet vurdering av utdanning og erfaring.
Søknaden skal inneholde
Søknadsbrev
CV
liste med 2-3 referanser (navn, tilknytning til søker, epostadresse og telefonnummer)
Evt. Vitnemål og attester
Søknad med vedlegg må sendes inn via vårt rekrutteringssystem Jobbnorge.
Spørsmål om stillingene
Nærmere opplysninger om stillingen fås ved henvendelse til:
Vi har som mål at vår arbeidsstyrke i størst mulig grad skal gjenspeile mangfoldet i befolkningen. Vi oppfordrer kvalifiserte kandidater til å søke, uavhengig av kjønn, kulturell bakgrunn, alder, nedsatt funksjonsevne eller hull i CV-en. Arbeidsforholdene vil om nødvendig bli lagt til rette for personer med nedsatt funksjonsevne.
